اتوماسیون داخلی

یکی از معضلات کسب و کارهای امروزی انبوه مبادلات کاغذی (درون و برون سازمانی) است که میز کاری مدیران و پرسنل را همراه با انبوهی از اسناد کاغذی و نامه مواجه می کند.

در این میان پیگیری نامه ها و درخواست های کاغذی در این انبوه کاغذ همواره با مشکلاتی همراه است که ممکن است باعث نارضایتی کارمندان، مراجعه کنندگان و مشتریان شود.

راه حل های IT شاید انقلابی ترین راه کار برای حل این مشکلات باشد.

به وسیله این سیستم ها سند کاغذی به وسیله اسکنر، اسکن شده و به صورت الکترونیک وارد کارتابل الکترونیک کارمند مورد نظر می شود، شخص پس از ورود به کارتابل خود پس از بررسی نامه آن را پاراف کرده و در صورت نیاز آن را به کارتابل کارمند دیگری ارجاع می دهد و یا آن را به بایگانی (آرشیو) ارسال می کند.

اتوماسیون داخلی

بدین ترتیب:

  • در هر لحظه مدیریت می تواند چک کند که در کارتابل کارمندان چه اسنادی وجود دارد و در چه مرحله ای از بررسی است.
  • ورود و خروج کارمندان در سیستم ثبت می شود.
  • نامه ها و پرونده ها می توانند بر اساس موضوع، صاحب نامه، شماره نامه و یا تاریخ آنها پیگیری شوند و روند بررسی بر روی آنها قابل مشاهده باشد.
  • سطح دسترسی کارمندان به نامه بر اساس سیاست های مدیریت قابل تنظیم هستند.
  • سطح بازدهی هر کارمند قابل سنجش است.
  • امکان اینکه چند دفتر کار و یا کارخانه در فواصل دور از هم (در شهرهای متفاوت) کارتابل های یکپارچه داشته باشند فراهم می گردد. (حذف مکاتبات و تلفن های بین دفاتر)

قابلیتهای نرم افزارهای اتوماسیون داخلی

  • این سیستم می تواند هم تحت وب و هم تحت شبکه محلی اجرا گردد که بنا به نیاز ، امکانات، بودجه و وسعت سازمان مورد استفاده قرار میگیرد .
  • بدون محدودیت تعداد کاربران ، بدون نیاز به سخت افزار پیچیده با حفظ سرعت فوق العاده هنگام استفاده همزمان همه کاربران
  • ایجاد سازمان بدون کاغذ ( Paper Less )
  • چند شرکتی (امکان انجام اتوماسیون اداری تعداد نا محدودی شرکت یا سازمان وابسته فقط با یک نسخه نرم افزار)
  • تعریف کاربران با نام کاربری و رمز عبور منحصر بفرد به تعداد نامحدود
  • ارجاع نامه ها ، پیوستها و مدارک بایگانی شده به کارتابل الکترونیکی کاربران
  • الکترونیکی شدن کامل دبیرخانه با قابلیت تطبیق بر روشهای کاری در دبیرخانه شما
  • دسترسی سریع و آسان به مکاتبات ، پیوستها و اسناد بایگانی شده
  • استفاده از همه قابلیتهای نرم افزار برای همه کاربران بطور همزمان ( با رعایت سطوح دسترسی )
  • امکان تهیه نسخه چاپی اسناد توسط هر یک از کاربران ( در محدوده دسترسی )
  • ثبت مکاتبات به تفکیک صادره و وارده و متفرقه و گروه بندیهای دلخواه دیگر
  • جستجوی سریع و پیشرفته در نامه ها و مدارک ثبت شده
  • گروه بندی دلخواه نامه ها و مدارک پس از ثبت برای هر کاربر بطور مجزا
  • ارتباط هرنامه با پاسخ آن و ارتباط مدارک با یکدیگر بصورت خودکار یا دستی
  • پیگیری زمانی پاسخ دهی به نامه ها و فعالیت بعدی مدارک و اسناد
  • تنظیم سطح امنیتی برای هریک از مکاتبات و مدارک
  • بایگانی خودکار مکاتبات و سایر اسناد و مدارک پس از سیر اداری آنها
  • بایگانی مدارک تبلیغاتی(کاتالوگها ، بروشورها ، وب سایتها و ...)
  • امکان ایجاد گزارشهای دلخواه پویا ( دینامیک ) و ذخیره آنها با نام دلخواه
اتوماسیون داخلی