3 روش که با توجه به سلامت روان می‌توان کارایی کارکنان را افزایش داد
راهنمای مطالعه:
میزان سلامت روان در عملکرد کارکنان هر سازمانی تاثیر دارد. در این مقاله به سه روش برای تعیین اهداف مرتبط با سلامت روانی به منظور افزایش عملکرد کارمندان اشاره کنیم.
استرس در فضای کاری عادی است، اما اگر با وجود استرس در کار، سلامت روانی کارکنان حفظ شود، احتمالا آن ها انرژی و انگیزه ی بیشتری برای انجام کار خواهند داشت. اما همه ی کارکنان قطعا نمی توانند استرس خود را در جهت مثبت مدیریت کنند و همین امر باعث می شود تا میزان کارایی آن ها کاهش یابد.
امروزه بسیاری از کارفرمایان به صورت ناخواسته، به سختی استرس کارمندان خود را مدیریت می کنند. یکی از این دلایل این است که کارفرمایان اجازه می دهند عوامل حواس پرتی زیادی در محیط کار وجود داشته باشد یا حجم کار زیادی به کارکنان خود تحمیل می کنند. به همین دلیل، هرروز شاهد این هستیم که شرکت های مختلف، سرمایه گذاری بیشتری روی برنامه های افزایش سلامت کارکنان و کاهش استرس فضای کاری انجام می دهند.
نظرسنجی سال ۲۰۱۶ در مورد سلامت کارمندان در کسب وکارها از Virgin Pulse، نشان داد یکی از برنامه های اصلی که احتمالا در چند سال آینده توسط کارفرمایان به کار گرفته خواهد شد، مدیریت استرس است. برای غلبه بر این مشکل کارفرمایان می توانند اهداف مرتبط با سلامت را برای کارکنان خود در نظر بگیرند و درنتیجه کارمندان خواهند توانست استرس خود را مدیریت و بیشتر روی کارایی شان تمرکز کنند.
در ادامه به سه روش تعیین اهداف سلامت روانی به منظور تشویق کارکنان به مدیریت استرس و افزایش کارایی اشاره می کنیم:
۱- ایجاد یک محیط سازنده :
هنگامی که کارمندان احساس کنند عملکرد آن ها مناسب نیست، در انجام وظایف محوله ناتوان خواهند بود. محیط کار اساسا تأثیر بسیار مهمی بر عملکرد کارکنان هر سازمانی دارد.
بر اساس نتایج مطالعه ای که در مورد ۱۰،۵۰۰ نفر از کارمندان در اروپا، آمریکای شمالی و آسیا انجام و در نوامبر ۲۰۱۴ منتشر شده است، حواس آن ها هر ۱۱ دقیقه از کارشان پرت می شود. مهم تر این که برای بازگشت تمرکز روی انجام کارها نیاز به ۲۳ دقیقه زمان است.
بنابراین محیط کار را به نحوی باید طراحی کرد که منجر به افزایش بهره وری شود و حواس پرتی به حداقل میزان ممکن برسد. اگر در محل کار عواملی وجود داشته باشد که باعث حواس پرتی کارمندان شود، میزان استرس نیز افزایش خواهد یافت. موارد مختلفی که در محیط های کار، سد راه عملکرد بهتر کارمندان می شوند؛ باعث ایجاد مشکلاتی در سلامت این افراد نیز خواهند شد.
بر اساس نتایج مطالعه ی انجام شده توسط Workspace؛ ۹۵ درصد از افراد شرکت کننده در نظرسنجی اعلام کرده اند کار کردن به صورت خصوصی برای آن ها اهمیت دارد و ۴۱ درصد اعلام کرده اند که می توانند کار بیشتری انجام دهند. همچنین بر اساس این مطالعه مشخص شده است ۳۱ درصد از این افراد به منظور تکمیل وظایف خود حتما باید از محل کارشان خارج شوند؛ اما راه حل چیست؟ باید کارمندان را به ابزاری تجهیز کرد که به آن ها احتیاج دارند. به عنوان مثال ایجاد اتاق کنفرانس و فضاهای باز به منظور تعامل کارکنان با یکدیگر و نیز ایجاد مکان های شخصی برای افرادی که نیاز به استراحت دارند.
یکی دیگر از مشکلات فضای کار، وجود تعداد زیاد اطلاع رسانی های ایمیل، تماس های صوتی، پیام های کوتاه و... است. تمام این نوتیفیکیشن ها می توانند در سلامت کاری افراد تأثیر منفی بگذارند و تمرکز را کاهش دهند. نتایج مطالعه ای که در آوریل ۲۰۱۵ توسط مجله سلامت بهداشت کاری منتشر شد، نشان داد اکثر افراد سعی دارند هر چه سریع تر به ایمیل ها، پیام ها و... پاسخ دهند. در این مطالعه ۳۰۳ نفر مورد بررسی قرار گرفتند و در این بین کسانی که تمایل بیشتری به پاسخ گویی سریع تر به نوتیفیکیشن ها داشتند، در انجام وظایف خود با مشکلاتی مواجه بودند.
یکی از روش های جلوگیری از بروز مشکل، این است که کارمندان تشویق شوند هنگام کار و مواقعی که نیاز به تمرکز دارند، نوتیفیکیشن های خود را در حالت غیرفعال قرار دهند. علاوه بر این تشویق کارکنان برای شخصی سازی محیط کاری شرایط کاری را مناسب تر خواهد کرد.
۲- تنظیم اهداف و مدیریت حجم کاری:
در مواقعی که حجم کار زیاد باشد، مطمئنا کارمندان احساس فشار بیشتری خواهند داشت و به همین دلیل بهتر است به آن ها یک دورنمای کلی از کار ارائه داد. از برنامه های مدیریت استعداد به منظور تعیین اهداف استفاده کنید. بهره گرفتن از این برنامه به کارمندان نشان خواهد داد که اهداف کاری چگونه ساختاربندی می شود و پروژه های مختلف چگونه به آن ها اختصاص می یابد. در این شرایط کارکنان در می یابند تلاش های آن ها چگونه و در کجا اثر خواهد داشت.
یک برنامه ی کلی از وظایف مورد نظر هر کارمند به او ارائه کنید تا بدین طریق بتواند میزان پیشرفت و فاصله ی باقی مانده تا دستیابی به هدف نهایی را مشاهده کند. علاوه بر این کارکنان می توانند میزان انجام وظایف مختلف را در کل شرکت و هر یک از بخش ها مشاهده کنند.
با توجه به آنچه گفته شد؛ کارمندان شما می توانند با بهره گرفتن از اولویت بندی، حجم کار خود را بهتر مدیریت کنند. در این شرایط افراد روی کارهایی که اهمیت بیشتری دارند، تمرکز بیشتری خواهند داشت و فشار کمتری در انجام کارهای سنگین بر آن ها وارد می شود.
۳- تشویق به داشتن توازن بیشتر:
کارکنانی که تمام وقت کاری خود را پشت میز و مشغول کار با رایانه هستند و در این حال از نوشیدنی های انرژی زا و قهوه استفاده می کنند، در واقع کارایی کمتری دارند. علاوه بر این، برای سلامتی این افراد نیز مشکلاتی به وجود می آید.
به کارمندان خود آموزش دهید چگونه به جای کار روی چند وظیفه، بر انجام یک کار تمرکز کنند. انجام چند وظیفه به طور هم زمان باعث تخلیه ی سریع تر انرژی می شود و میزان دقت افراد را کاهش خواهد داد. انجام چند کار هم زمان و جابجایی بین فعالیت های مختلف باعث کاهش اثربخشی کارکنان می شود و می تواند استرس و فشار روحی را افزایش دهد. در عوض اگر هدف افراد، انجام یک کار باشد، تمرکز و کارایی آن ها افزایش خواهد یافت.
علاوه بر این، کارمندان باید در بازه های زمانی مناسب، کار خود را متوقف کنند و استراحتی کوتاه داشته باشند. استراحت های مکرر مزایایی برای کارکنان در بر خواهد داشت. در یکی از گزارش های مرتبط با این موضوع اعلام شده است ۵۷ درصد از کارفرمایان و ۶۴ درصد از کارکنان با استراحت های کوتاه در حین انجام کار موافق بودند و این مورد را یکی از عوامل افزایش عملکرد خود می دانستند.
استراحت و تمرکز مجدد روی انجام کار؛ باعث می شود افراد، بیشتر با کار خود درگیر شوند و وظایف محوله را بهتر انجام دهند. در این شرایط، افراد پیشرفت انجام کار خود را بهتر تشخیص خواهند داد.
کارفرمایان می توانند با تعیین اهداف سلامت برای کارکنان خود، به مدیریت بهتر استرس آن ها کمک کنند. ایجاد چنین اهدافی سلامت جسمانی کارمندان را افزایش می دهد و در عملکرد کلی آن ها تأثیر مثبتی دارد.
امروزه بسیاری از کارفرمایان به صورت ناخواسته، به سختی استرس کارمندان خود را مدیریت می کنند. یکی از این دلایل این است که کارفرمایان اجازه می دهند عوامل حواس پرتی زیادی در محیط کار وجود داشته باشد یا حجم کار زیادی به کارکنان خود تحمیل می کنند. به همین دلیل، هرروز شاهد این هستیم که شرکت های مختلف، سرمایه گذاری بیشتری روی برنامه های افزایش سلامت کارکنان و کاهش استرس فضای کاری انجام می دهند.
نظرسنجی سال ۲۰۱۶ در مورد سلامت کارمندان در کسب وکارها از Virgin Pulse، نشان داد یکی از برنامه های اصلی که احتمالا در چند سال آینده توسط کارفرمایان به کار گرفته خواهد شد، مدیریت استرس است. برای غلبه بر این مشکل کارفرمایان می توانند اهداف مرتبط با سلامت را برای کارکنان خود در نظر بگیرند و درنتیجه کارمندان خواهند توانست استرس خود را مدیریت و بیشتر روی کارایی شان تمرکز کنند.
در ادامه به سه روش تعیین اهداف سلامت روانی به منظور تشویق کارکنان به مدیریت استرس و افزایش کارایی اشاره می کنیم:
بر اساس نتایج مطالعه ای که در مورد ۱۰،۵۰۰ نفر از کارمندان در اروپا، آمریکای شمالی و آسیا انجام و در نوامبر ۲۰۱۴ منتشر شده است، حواس آن ها هر ۱۱ دقیقه از کارشان پرت می شود. مهم تر این که برای بازگشت تمرکز روی انجام کارها نیاز به ۲۳ دقیقه زمان است.
بنابراین محیط کار را به نحوی باید طراحی کرد که منجر به افزایش بهره وری شود و حواس پرتی به حداقل میزان ممکن برسد. اگر در محل کار عواملی وجود داشته باشد که باعث حواس پرتی کارمندان شود، میزان استرس نیز افزایش خواهد یافت. موارد مختلفی که در محیط های کار، سد راه عملکرد بهتر کارمندان می شوند؛ باعث ایجاد مشکلاتی در سلامت این افراد نیز خواهند شد.
بر اساس نتایج مطالعه ی انجام شده توسط Workspace؛ ۹۵ درصد از افراد شرکت کننده در نظرسنجی اعلام کرده اند کار کردن به صورت خصوصی برای آن ها اهمیت دارد و ۴۱ درصد اعلام کرده اند که می توانند کار بیشتری انجام دهند. همچنین بر اساس این مطالعه مشخص شده است ۳۱ درصد از این افراد به منظور تکمیل وظایف خود حتما باید از محل کارشان خارج شوند؛ اما راه حل چیست؟ باید کارمندان را به ابزاری تجهیز کرد که به آن ها احتیاج دارند. به عنوان مثال ایجاد اتاق کنفرانس و فضاهای باز به منظور تعامل کارکنان با یکدیگر و نیز ایجاد مکان های شخصی برای افرادی که نیاز به استراحت دارند.
یکی دیگر از مشکلات فضای کار، وجود تعداد زیاد اطلاع رسانی های ایمیل، تماس های صوتی، پیام های کوتاه و... است. تمام این نوتیفیکیشن ها می توانند در سلامت کاری افراد تأثیر منفی بگذارند و تمرکز را کاهش دهند. نتایج مطالعه ای که در آوریل ۲۰۱۵ توسط مجله سلامت بهداشت کاری منتشر شد، نشان داد اکثر افراد سعی دارند هر چه سریع تر به ایمیل ها، پیام ها و... پاسخ دهند. در این مطالعه ۳۰۳ نفر مورد بررسی قرار گرفتند و در این بین کسانی که تمایل بیشتری به پاسخ گویی سریع تر به نوتیفیکیشن ها داشتند، در انجام وظایف خود با مشکلاتی مواجه بودند.
یکی از روش های جلوگیری از بروز مشکل، این است که کارمندان تشویق شوند هنگام کار و مواقعی که نیاز به تمرکز دارند، نوتیفیکیشن های خود را در حالت غیرفعال قرار دهند. علاوه بر این تشویق کارکنان برای شخصی سازی محیط کاری شرایط کاری را مناسب تر خواهد کرد.
یک برنامه ی کلی از وظایف مورد نظر هر کارمند به او ارائه کنید تا بدین طریق بتواند میزان پیشرفت و فاصله ی باقی مانده تا دستیابی به هدف نهایی را مشاهده کند. علاوه بر این کارکنان می توانند میزان انجام وظایف مختلف را در کل شرکت و هر یک از بخش ها مشاهده کنند.
با توجه به آنچه گفته شد؛ کارمندان شما می توانند با بهره گرفتن از اولویت بندی، حجم کار خود را بهتر مدیریت کنند. در این شرایط افراد روی کارهایی که اهمیت بیشتری دارند، تمرکز بیشتری خواهند داشت و فشار کمتری در انجام کارهای سنگین بر آن ها وارد می شود.
به کارمندان خود آموزش دهید چگونه به جای کار روی چند وظیفه، بر انجام یک کار تمرکز کنند. انجام چند وظیفه به طور هم زمان باعث تخلیه ی سریع تر انرژی می شود و میزان دقت افراد را کاهش خواهد داد. انجام چند کار هم زمان و جابجایی بین فعالیت های مختلف باعث کاهش اثربخشی کارکنان می شود و می تواند استرس و فشار روحی را افزایش دهد. در عوض اگر هدف افراد، انجام یک کار باشد، تمرکز و کارایی آن ها افزایش خواهد یافت.
علاوه بر این، کارمندان باید در بازه های زمانی مناسب، کار خود را متوقف کنند و استراحتی کوتاه داشته باشند. استراحت های مکرر مزایایی برای کارکنان در بر خواهد داشت. در یکی از گزارش های مرتبط با این موضوع اعلام شده است ۵۷ درصد از کارفرمایان و ۶۴ درصد از کارکنان با استراحت های کوتاه در حین انجام کار موافق بودند و این مورد را یکی از عوامل افزایش عملکرد خود می دانستند.
استراحت و تمرکز مجدد روی انجام کار؛ باعث می شود افراد، بیشتر با کار خود درگیر شوند و وظایف محوله را بهتر انجام دهند. در این شرایط، افراد پیشرفت انجام کار خود را بهتر تشخیص خواهند داد.
کارفرمایان می توانند با تعیین اهداف سلامت برای کارکنان خود، به مدیریت بهتر استرس آن ها کمک کنند. ایجاد چنین اهدافی سلامت جسمانی کارمندان را افزایش می دهد و در عملکرد کلی آن ها تأثیر مثبتی دارد.
درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...
آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد.