نکات مهم قبل از خرید نرم افزار نامه نگاری اداری

نحوه نگارش آن با نگارش یک نامه دوستانه متفاوت است. در این نوع نامه علاوه بر رعایت نگارش و نحوه نوشتن، باید از واژگان و لغات خاص نامه های رسمی استفاده کنید. نگارش نامه باید به گونه ای باشد که از آن برداشت اشتباه نشود و به طور مستقیم خواسته و هدف را مطرح نماید.
جزئیات نامه نگاری و اصول و قواعد این کار فراتر از آن است که در یک درس بتوان به همه ی لطایف و ظرایف آن پرداخت. برای نوشتن نامه اداری، بهترین کار این است که چند نمونه نامه اداری را از بایگانی شرکتتان بردارید و ویژگی ها و چارچوب های آن ها را ببینید.

اهمیت نامه و نامه نگاری

کسانی که به تازگی کار سازمانی را آغاز کرده اند، گاهی از این که برای هر کاری و هر اقدامی باید نامه بنویسند، آزرده می شوند. در شرکت ها و سازمان ها، از یک درخواست وام ساده تا کارهای پیچیده ای مثل حل و فصل نارضایتی مشتری یا کارفرما با نامه و نامه نگاری انجام می شود. کارهایی که به نظر می رسد بسیاری از آن ها را می توان در قالب گفتگوی شفاهی حضوری یا تلفنی هم انجام داد.

اما نباید فراموش کنید که قرن ها تجربه باعث شده که سازمان ها، نامه را به عنوان یک «ابزار ارتباطی» بپذیرند و با آن خو بگیرند.
نامه ها مانند حافظه یک سازمان عمل می کنند و باعث می شوند که مسیر رویدادها و تصمیم ها و اقدام ها، ثبت و ضبط شود. در بحث ها و اختلاف نظرها، نامه ها قابل استناد هستند و حتی در مراجعه به مراجع حقوقی برای شکایت و حل اختلاف هم، نامه ها و مکاتبات میان طرفین، نقش کلیدی ایفا می کنند.
پس باید همیشه در نگارش نامه وسواس داشته باشید. هر نامه ای می تواند روزی به عنوان یک سند به حمایت از شما برخیزد و یا به عنوان سندی بر ضد شما مورد استفاده قرار گیرد.

نامه داخلی در مقابل نامه های بیرونی

نامه ها را در یک تقسیم بندی کلی می توان به دو دسته ی داخلی و بیرونی تقسیم کرد.

نامه های داخلی نامه هایی هستند که بین افراد و واحدهای مختلف داخل یک سازمان رد و بدل می شوند.
نامه های بیرونی، به یک سازمان یا شرکت دیگر ارسال می شوند. وزارتخانه و نهادهای دولتی، شرکت های مشتری و تأمین کنندگان، از جمله کسانی هستند که شما خطاب به آن ها نامه می نویسید.

رسمی ترین نامه های اداری نامه های بیرونی هستند. نامه نگاری درون سازمانی نسبتاً منعطف تر و ساده تر است و ساختار و چارچوب آن، تا حدی تابع بزرگی سازمان و درجه ی رسمیت فرهنگ آن است.

نامه های عمومی در مقابل نامه های اداری

ممکن است این سوال برایتان ایجاد شده باشد که اگر از طرف خودتان به عنوان یک شخص، برای یک شرکت یا سازمان نامه ارسال کنید، آیا نامه ی شما هم یک نامه ی اداری محسوب می شود ؟ یا باید آن را یک نامه ی عمومی شخصی در نظر گرفت؟
وقتی نامه ای را به صورت شخصی می نویسید و به یک اداره تحویل می دهید، در آن اداره تشریفات ثبت انجام می شود و برای نامه ی شما، شماره ی ثبت صادر می کنند.
در این لحظه، نامه ی شما از یک نامه عمومی به یک نامه ی اداری تبدیل می شود و پیام شما داخل آن سازمان، «معنا» پیدا می کند.

نامه دستوری در مقابل نامه درخواست

همه نامه ها را نمی توان در دو گروه نامه دستوری و نامه درخواست طبقه بندی کرد. نامه هایی هم هستند که برای هماهنگی، اطلاع رسانی و هدف های دیگر ارسال می شوند.
اما بیشترین حجم نامه های اداری به نامه های درخواست و نامه های دستوری اختصاص دارد و ما هم در این درس، چارچوب این دو نوع نامه را مد نظر داشته ایم.
نامه های درخواستی معمولاً از موضع پایین به بالا و نامه های دستوری از موضع بالا به پایین نوشته می شوند. نشانه های فراوانی هم در لحن و متن و محتوای نامه وجود دارد که بر اساس آن ها به سادگی می توان نوع نامه را تشخیص داد.
بنابراین پیشنهاد ما این است که اگر در ابتدای مسیر یادگیری نامه نگاری اداری هستید، هنگام مرور آرشیو نامه های شرکت خود و همین طور جستجوی نمونه نامه اداری در وب، بیشتر به دنبال نامه های درخواستی و دستوری باشید و همیشه قبل از بررسی دقیق اجزای نامه، از خودتان بپرسید: من الان با چه نوع نامه ای روبرو هستم؟

نامه اداری از لحاظ زمانی

نامه ها از لحاظ زمانی به دو دسته طبقه بندی می شوند، یعنی به نامه های فوری و نامه های غیرفوری. نامه های فوری نامه هایی هستند که نیاز است در سریع ترین زمان ممکن پاسخ داده شوند و یا به دستوری که در نامه آمده، سریعا به آن عمل شود.

بخش های اصلی نامه اداری یا فرمت نامه اداری

سربرگ: بخش های مهم هر سربرگ شامل تاریخ، شماره پیوست نامه و وضعیت پیوست هستند.
متن یا محتوا: محتوا یا متن نامه نیز از پنج قسمت تشکیل شده است و شامل ادب و احترام، مقدمه نامه، پیام اصلی، نتیجه گیری و سپاس گزاری می شود.
پابرگ نامه: در پابرگ نامه، یا پا نوشت نیز باید نام فرستنده، سمت سازمان فرستنده و امضاء درج شده باشد.
احتمالا برگه هایی که به آن سربرگ گفته می شود بصورت چاپ شده در اختیار شما قرار گرفته و بعد از تایپ متن مورد نظر، روی سربرگ ها پرینت می کنید.

شماره نامه، مهم ترین کد برای شناسایی نامه ها

یک نامه اداری همیشه باید شماره داشته باشد. الگوی شماره گذاری نامه ها در هر سازمان با سازمان دیگر متفاوت است. گاهی اوقات برای شماره گذاری صرفاً از اعداد استفاده می شود و گاهی هم، ترکیب حروف و اعداد مورد استفاده قرار می گیرد.
این که چه کسی باید شماره نامه را مشخص کند، بستگی به خط مشی سازمان شما دارد. در کسب و کارهای کوچک، ممکن است خودتان یک قاعده استخراج کنید و همان را معیار شماره گذاری قرار دهید.
بسیاری از سیستم های اتوماسیون اداری، خودشان یک شماره به نامه شما تخصیص می دهند. در بعضی از سازمان های بزرگ هم، وظیفه ی تعیین شماره ی نامه و تخصیص آن، بر عهده دبیرخانه است.
این که چه روشی را برای تعیین شماره نامه به کار می گیرید چندان مهم نیست. اما مهم است که شماره نامه کاملاً منحصر به فرد باشد و در تمام طول عمر سازمان شما، دو نامه با شماره ی یکسان صادر نشوند.

تاریخ، شماره، پیوست؛ سه ویژگی کلیدی برای هر نامه

در بالای هر نامه ای، معمولاً در قسمت چپ سربرگ، سه کلمه کلیدی می بینید:

شـماره: ……………………..

تـاریخ: ……………………..

پیوست: ……………………..

تاریخ را معمولاً به صورت عددی می نویسند. شماره هم چنان که گفتیم تابع سیاست سازمان شماست. روبروی پیوست معمولاً یکی از دو کلمه ی دارد و ندارد را می نویسند.
البته برخی حرفه ای تر عمل می کنند و توضیح کامل تری می نویسند. مثلاً روبروی پیوست می نویسند: «چهار برگ» و یا «یک عدد CD». پیشنهاد ما هم این است که از کلمه ی «دارد» استفاده نکرده و به جای آن، نوع و تعداد پیوست را ذکر کنید.

لازم به تأکید است که در نامه های فیزیکی، پیوست ها به سمت راست بالای نامه متصل [ منگنه ] می شوند.

همچنین در سربرگ های چاپی این کلمات چاپ شده اند و شما فقط تاریخ و شماره را یادداشت می کنید.

گیرنده نامه (مخاطب نامه) و موضوع

در ایران نامه های اداری حتماً با «باسمه تعالی» شروع می شوند («بسمه تعالی» یک اشتباه رایج است).

پس از ذکر نام خدا، گیرنده ی نامه (مخاطب صحبت های شما) و موضوع نامه معمولاً به ترتیب زیر نوشته می شود:

نام گیرنده: جناب آقای … / سرکار خانم … /

سِمتِ گیرنده: رئیس محترم … / مدیر محترم … / سرپرست محترم …

موضوع: برگزاری دوره آموزشی … / درخواست وام …

قرار نیست حتماً سه مورد بالادر ابتدای هر نامه ای وجود داشته باشد. اگر به یک سازمان نامه می نویسید و نام گیرنده را نمی دانید، ممکن است صرفاً به ذکر سمت وی اکتفا کنید.

هم چنین وقتی نامه به افراد متعددی فرستاده می شود (مثلاً از طرف مدیرعامل به تمام مدیران واحدها) دیگر ذکر نام تک تک آن ها معنا ندارد.

ضمناً گاهی اوقات، موضوع هم از بخش ابتدایی نامه حذف می شود. اگر چه پیشنهاد ما این است که اگر می توانید یک موضوع خاص را برای نامه تعریف و تعیین کنید، حتماً این کار را انجام دهید.
اما اگر تصمیم به ذکر موضوع گرفتید به خاطر داشته باشید که همیشه و در همه احوال، موضوع زیرِ نام و سمت گیرنده قرار می گیرد.
ضمناً گاهی اوقات در نامه نگاری میان سازمان ها و دپارتمان ها، به جای اشاره به نام و سمت، صرفاً به نام سازمان یا واحد اشاره می شود:

به: واحد مالی
از: واحد مدیریت و برنامه ریزی
موضوع: پیگیری پرداخت حق مشاوره خانم …

عرض سلام و احترام

سلام کردن در ابتدای نامه تقریباً شبیه مکالمات روزمره، واجب محسوب می شود. مراقب باشید که سلام کردن را فراموش نکنید.
برای سلام کردن می توانید از عبارات «با عرض سلام» یا «با سلام و احترام» یا «سلام علیکم» استفاده کنید. شکل آخر (سلام علیکم) دولتی ترین شکل سلام مورد استفاده در نامه نگاری اداری است.

متن نامه سه بخش اصلی دارد

از صدر و ذیل نامه های اداری که بگذریم، اصل متن نامه را معمولاً می توان به سه بخش تقسیم کرد: مقدمه، بدنه ی اصلی، حرف آخر (دستور یا تقاضای نهایی).
یک یا چند جمله اول نامه، به توضیحات مقدماتی اختصاص دارد. معمولاً شما نمی توانید ناگهان وارد اصل موضوع شوید. ​ممکن است به نامه های قبلی اشاره کنید. شاید هم لازم شود در حد چند جمله به وضعیت عمومی خودتان یا دپارتمانتان بپردازید.
بعد از مقدمه به اصل موضوع می پردازید و در نهایت، بسته به این که رده طرف مقابل چیست، بحث را با یک «دستور» یا «تقاضا + تشکر» به پایان می برید.

نکته مهم در بخش تشکر

«سپاسگزارم» درست است یا «سپاسگذارم»؟ دو فعل گزاردن و گذاشتن که معنی “گزاردن” انجام دادن فعلی است؛ مانند نمازگزار به معنی به جای آورنده نماز، و “گذاشتن” به معنای قرار دادن چیزی در جایی یا وضع کردن و بنیان نهادن چیزی مانند گذاشتن کتاب در کتابخانه یا قانون گذاری است. پس نتیجه ای که می گیریم این است که از آنجایی که سپاسگزار به معنای به جای آوردن سپاس و تشکر می باشد، پس املای صحیح آن با واژه گزار و “سپاسگزارم“ صحیح است.
سپاسگزارم املای صحیص است و سپاسگذارم غلط املایی به حساب می آید.

متن نامه اداری درخواست

1. درخواست اقلام و تجهیزات

جناب آقای....
مدیریت محترم....
موضوع: درخواست اقلام و تجهیزات

با سلام
بدینوسیله به استحضار می رساند این امور لازم جهت.... نیاز به اقلام و تجهیزات دارد. دستور بفرمائید که مساعدت لازم را مبذول نمایند.

1.

2.

3.

پیشاپیش از حسن توجه جنابعالی نهایت تشکر را دارم.

با تشکر...
رییس قسمت....

2. نمونه نامه اداری برای دادن درخواست انتقالی یا مهمان شدن دانشجو

جناب آقای....
ریاست محترم دانشگاه....
موضوع: درخواست انتقال یا مهمانی

با سلام
بدینوسیله اینجانب دانشجوی ورودی مهر ماه... بعلت اینکه پس از قبولی در دانشگاه و شروع دوران دانشجویی متاهل گردیده و محل اشتغال دائم همسرم در.... است، تقاضای مهمانی به مدت.... به دانشگاه.... را دارم.
با در نظر گرفتن مشکلات دیگر از جمله مشکلات مالی، اجتماعی و خانوادگی و فوت اقوام درجه یک، از جنابعالی تقاضا مساعدت دارم. لطفا دستور مساعدت لازم در خصوص دانشجوی مهمان را مبذول بفرمائید.

با تشکر و سپاس

3.نمونه متن نامه اداری درخواست وام

به نام خدا

جناب آقای/ سرکار خانم...
موضوع: درخواست وام یا مساعده حقوق
با سلام و احترام

بدینوسیله اینجانب... کارمند یا کارگر شماره.... که در قسمت.... مشغول به کار هستم، به دلیل مشکلات مالی و شخصی، تقاضای دریافت مبلغ.... ریال وام/ مساعده حقوق دارم که به اقساط ماهیانه.... ریال در مدت... ماه توسط قسمت حسابداری از اولین حقوق و دستمزد پس از دریافت کسر گردد.
خواهشمند است دستور فرمائید که اقدام لازم را مبذول نمایند.

پیشاپیش از مساعدت جنابعالی بی نهایت سپاسگزارم.

نرم افزار نامه نگاری یا دبیرخانه

برای طراحی و پیاده سازی نرم افزار ها نیازمند دانش کافی از آن بخش و جزییات آن هستیم. در سلسله مقالات مرتبط با دبیرخانه می توانید نیاز های خود را بررسی و برای سفارشی سازی اقدام کنید.
فرایند های تولید نرم افزار بر اساس مدل تولید نرم افزار منتخب شما به چند دسته تقسیم می شوند که عبارتند از :

1- مدل آبشاری (Waterfall Model):

در این مدل فعالیت های تولید نرم افزار در قالب فازهای با توالی مشخص و به ترتیب، برنامه ریزی و اجرا می شوند. اشکال عمده این روش این است که بازبینی و تجدید نظر در فازهای انجام شده امکان پذیر نیست لذا خطای تخمین ابعاد پروژه، ریسک اشتباه در فهم درست و تحلیل نیازمندی ها و نیز امکان انتخاب نابجای معماری بسیار بالا می باشد.

2- مدل حلزونی (Spiral Model):

این مدل برای بهبود مدیریت ریسک در تمام مراحل تولید نرم افزار بوجود آمد و ترکیبی بود از مدل آبشاری به همراه امکان نمونه سازی (Prototyping) سریع. این مدل اگر چه برخی جنبه های مدل آبشاری را بهبود می داد لیکن از نارسایی های فراوان آن مدل متاثر بود.

3- مدل تکراری و افزایشی (Incremental Model):

این مدل امکان می دهد که بتوان پروژه را ابتدا در مقیاس بسیار کوچک شروع کرده و کلیه مراحل را طی نمود سپس به مرور زمان سیستم را رشد داده و بسمت سیستم نهایی سوق داد. این روش باعث می شود در حین اجرای کار مشکلات مهم قبل از اینکه باعث خراب شدن کل سیستم شوند شناسایی شده و حل شوند. ضمنا به کاربران اجازه داده می شود نیاز های خود را به تدریج و بر حسب شرایط عینی سیستم بازنگری و عنوان کنند.

4- مدل چابک (Agile Model):

در این مدل روش تکراری و افزایشی به عنوان پایه و مبنا پذیرفته می شود ولی تشریفات فراوان و برنامه ریزی های مفصل کنار گذاشته شده و فرایند براساس بازخوردهایی که از آزمون محصول بدست می آیند، کنترل و مدیریت می شود. این مدل اکنون به جهت نتایج قابل توجه خود، بسیار مورد استقبال بوده و بر اساس آن روش های متنوعی ایجاد شده که از آن میان می توان به ایکس پی و اسکرام اشاره نمود.
در ادامه بخش های کوچکی از نمونه تحلیل های ارایه شده از شرکت های متفاوت را ببینید.

بعد از شناخت کامل انواع نامه مورد نیاز در مجموعه خود و بخش های مختلف نامه های رسمی می توانید اقدام به سفارشی سازی نرم افزار نامه نگاری خود کنید. در دات نرم افزار، ما تمامی نیاز های شما را به نرم افزار تبدیل می کنیم.