نرم افزار های دبیرخانه الکترونیک

دبیرخانه، واحد اداری خاصی از یک شرکت یا سازمان که وظیفه ثبت نامه های وارده، ثبت نامه های صادره، بایگانی نامه ها و نظارت بر گردش آن ها را به عهده دارد. در دبیرخانه سنتی کلیه مکاتبات اداری در دفتر اندیکاتور ثبت و ضبط می شود. قوانین و دستورالعمل های مکاتبات اداری در ایران مشخص و تدوین شده می باشد. مسئول دبیرخانه با تمامی این دستورالعمل ها باید آشنایی داشته باشد و به بهترین نحو ممکن وظایف خود را انجام می دهد.
این واحد برای انجام بهینه فعالیت در ساختار سنتی و غیر مکانیزه شامل ابزارهایی است از جمله: دفتر اندیکاتور، مهر ورود و ساعت، دفتر اندکس و دفتر ارسال مرسولات؛ که با توجه به پیشرفت روند ها و نرم افزاری شدن آن این ابزار ها بصورت نرم افزاری و یا آنلاین در اختیار این واحد قرار می گیرد.

دفتر اندیکاتور چیست؟

دفتر اندیکاتور، دفتری است که تمامی اطلاعات نامه های وارده، صادره و داخلی سازمان ها در آن ثبت می شود. از این دفتر به منظور مراجعه بعدی به سوابق و مکاتبات سازمان ها و یا واحدهای سازمان ها با یکدیگر، استفاده می شود و به آن دفتر ثبت نیز گفته می شود. در سیستم های نرم افزاری برای پیدا کردن نامه خاص سرعتی چندین برابر خواهید داشت.

دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه

درصورتی که حجم نامه های وارده یک سازمان یا مؤسسه به اندازه ای باشد که امکان پیگیری و دسترسی به موضوع نامه و یا تاریخ و محل ارجاع آن، به وسیله دفتر اندیکاتور به سرعت امکانپذیر نباشد و هنگام مراجعه صاحبان نامه ها (ارباب رجوع)، زمان زیادی برای پیدا کردن نامه آن ها و پاسخ اقدام هایی که روی نامه آن ها انجام شده است صرف می شد، راه حلی اندیشیده شد که از تأخیر در راهنمایی مراجعان جلوگیری شود. لذا در این گونه موارد مسئولین دبیرخانه می بایست، از روی اجبار نامه های وارده را علاوه بر ثبت در دفتر اندیکاتور، در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس نیز ثبت و شماره گذاری می کردند. به دفتر اندکس، دفتر راهنمای نامه های وارده یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز گفته می شود. به طور کلی دفتر اندکس نشان دهنده ورود و یا عدم ورود هر یک از نامه های وارده شماره دار به مؤسسه و یا سازمان گیرنده نامه می باشد.

انواع شیوه های ارسال نامه

1. دورنگار (فکس)

دستگاهی است که تصویر نامه صادره را با سرعت بالایی از سازمان فرستنده به سازمان گیرنده انتقال می دهد.

2. نامه رسان (پیک):

فرد یا افرادی که نامه های صادره یک سازمان را به سازمان ها و یا اشخاص دریافت کننده در شهر محل استقرار فرستنده، تحویل داده و از گیرنده اینگونه نامه ها رسید اخذ می نمایند.

3.ارسال از طریق ایمیل سازمانی

4.نامه رسان داخلی

فرد یا افرادی که نامه های صادره و یا وارده ارجاعی یک سازمان را درون تشکیلات همان سازمان توزیع نموده و معمولا از گیرندگان اینگونه نامه ها در دفاتر ارسال مرسولات امضاء دریافت می نمایند.

5.پست

مؤسسه ای است که تمامی نامه های اشخاص حقیقی و یا اشخاص حقوقی را درون کشور و یا خارج از کشور توزیع می نماید که امروزه دارای خدمات گسترده و قابل توجهی شده است.

روال ثبت نامه های وارده

مراحل ثبت یک نامه وارده در روش سنتی و دستی به شرح ذیل می باشد:

1. کلیه نامه های وارده ابتدا وارد واحد دبیرخانه شده و در صورت لزوم به آورنده نامه رسید داده می شود. (به استثنای نامه های که از طریق پست به سازمان ارسال می گردد)
   
2. مسئول دبیرخانه نامه را دریافت و پس از کنترل آن از نظر ارتباط نامه با سازمان، صحت تعداد پیوست ها، وجود امضاء و سایر نکات جهت ثبت آن ها، مهر ورود به سازمان روی نامه ها می زند.
   
3. نامه ها در دفتر اندیکاتور توسط مسئول دبیرخانه ثبت و شماره و تاریخ ثبت نامه در دفتر مزبور، در محل های تعین شده در مهر ورود نامه (مهر اندیکاتور) یادداشت می شود.
   
4. پس از ثبت نامه ها و اختصاص شماره و تاریخ به آن ها، در بعضی از مؤسسات این نامه ها را در دفتر دیگری به نام دفتر اندکس یا دفتر راهنمای دبیرخانه نیز ثبت می نمایند. هدف از ثبت نامه ها در دفتر اندکس، سهولت دسترسی به شماره اندیکاتور و ثبت نامه های وارده از طریق شماره نامه هاست.
   
5. پس از ثبت شماره و تاریخ نامه در دبیرخانه، نامه های اداری توسط مسئول دبیرخانه تفکیک و به صورت طبقه بندی شده در دفاتر کارتابل مدیران و کارکنان سازمان قرار می دهد.
   
6. در انتها پس از طی این مراحل، مشخصات نامه ها برحسب واحدهای اقدام کننده، در دفتر ارسال مراسلات یا دفتر رسید ثبت شده و پس از تقسیم آن ها بین توزیع کنندگان نامه (نامه رسان های داخلی) به واحد و یا مسئول اقدام، تحویل و رسید اخذ می شود.

   اتوماسیون نامه نگاری دات نرم افزار

   روال ثبت نامه های صادره

   مراحل ثبت یک نامه صادره در روش سنتی و دستی به شرح ذیل می باشد:
   

   1. ابتدا پیشنویس نامه توسط کارکنان داخل سازمان تهیه و جهت تایپ، به ماشین نویس (تایپیست) داده می شود.
      
   2. تایپیست، نامه را پس از تایپ و چاپ پیشنویس، برای تهیه کننده نامه جهت پاراف و تایید ارسال می نماید.
      
   3. تهیه کننده نامه پس از مشاهده و مطابقت آن با پیشنویس اولیه خود در صورت تایید، نامه را پاراف و جهت اخذ تاییدیه های بعدی، به مسئول مافوق خود ارسال می نماید. ولی در صورت عدم تطبیق متن تایپ شده با پیشنویس اولیه، شخص تهیه کننده، متن نامه را اصلاح و مجدد به تایپیست ارسال می کند تا اصلاحات مورد نظر در متن نامه اعمال و جهت تایید مجدد برای ایشان ارسال گردد.
      
   4. در روند اخذ تاییدیه پیشنویس نامه، افراد صلاحیت دار میبایست نامه را مشاهده و تایید نمایند و پس از اخذ تأییدیه نهایی، نامه توسط تایپیست پرینت (چاپ) و به صورت فیزیکی توسط مدیر سازمان یا سمت مافوق سازمانی، امضاء می شود.
      
   5. پس از ثبت امضای فیزیکی روی نامه، اصل نامه و در صورت لزوم پیوست های همراه آن، وارد واحد دبیرخانه می شود تا در آنجا عملیات ثبت و ارسال نامه انجام شود.
      
   6. مسئول دبیرخانه پس از مشاهده امضای نامه و مشخصات آن، نامه را در دفتر اندیکاتور ثبت و شماره و تاریخ اخذ شده از دفتر را بر روی اصل نامه یادداشت می نماید.
      
   7. مسئول دبیرخانه می بایست جهت داشتن سابقه ای از نامه ها حتما یک نسخه کپی در بایگانی دبیرخانه نگهداری نماید.
      
   8. در انتها پس از ثبت نامه، اصل نامه به صورت پاکت تحویل مامور پست شده و به نقاط مورد نظر ارسال می شود.
      

   مفهوم کدینگ یا کد گذاری نامه ها (پیش کد)

   معنی و مفهوم واقعی کدگذاری در درجه اول به منظور شناسایی و تشخیص سریع واحدهای اقدام کننده نامه است. همچنین به منظور سرعت بخشیدن در امور ارجاع نامه های وارده به واحدهای اقدام کننده نیز، کدگذاری می تواند راه حل مناسبی باشد. هر سازمان معمولا برای کدگذاری انواع نامه های خود از یک روش کدگذاری که غالبا بیانگر معنا و مفهوم خاصی است استفاده می کند.
   حتی در بعضی مواقع، سازمان ها براساس سلیقه شخصی خود و بدون هدف و منظوری خاص، یک روش کدگذاری مشخص می کنند. در اغلب موارد عبارت پیش کد نیز جایگزین عبارت کدینگ یا کدگذاری می شود. به طور معمول برای کدگذاری از روش های متداول زیر استفاده می شود.

   1. استفاده از حروف الفبا

   با استفاده از حروف الفبا واحدهای سازمانی مورد نظر را شناسایی می کنند. مثلاً برای حسابداری حرف « ح » و در زمان کد گذاری علاوه بر شماره اندیکاتور، کد در نظر گرفته شده واحد اقدام کننده « ح » به سمت چپ شماره اندیکاتور نامه اضافه می گردد.

   2.استفاده از کد

   می توان به هر یک از واحدهای اصلی سازمان طبق نمودار سازمانی شماره هایی اختصاص داد. مثلا می توان به حوزه معاونت اداری و مالی یک کد یک رقمی اختصاص داد و به واحدهای زیر مجموعه آن، کد دو رقمی و به زیر مجموعه این واحدهای فرعی، کد سه رقمی اختصاص داد و معمولاً بعد از کد چه به طریق الفبایی چه عددی می توان بعد از یک ممیز شماره دفتر اندیکاتور را هم نوشت. برای مثال می توان نمودار سازمانی زیر را در نظر گرفت.
   برای مثال تمامی نامه های صادره ای که با امضای رئیس اداره کارگزینی از طرف سازمان صادر می شود علاوه بر این که یک شماره دفتر اندیکاتور را به خود اختصاص می دهند، کد راهنمای واحد نیز در کنار آن (سمت چپ شماره نامه) قرار خواهد گرفت و به هنگام پاسخ به اینگونه نامه ها، متصدی ثبت با توجه به کد مربوطه متوجه خواهد شد که محل اقدام و یا بایگانی چنین نامه هایی، واحد «کارگزینی» می باشند. (مثال ک/5221/122)

   3.در بعضی مواقع هم علاوه بر کد واحد اقدام کننده

   (کد گذاری به روش الفبایی یا عددی)، کدهای دیگری را نیز حسب مورد آن سازمان در شماره نامه دخیل می کنند که البته تمامی این کدها برای آن سازمان مربوطه کاملا معنادار و واضح است.
   برای مثال ممکن است کد نوع نامه (اعم از وارده یا صادره بودن)، سال مورد نظر، کد موضوع نامه، کد شخص تهیه کننده نامه، کد امضاء کننده نامه، کد گیرنده نامه، یک رشته ثابت که معنای خاصی داشته باشد، را در سمت چپ شماره اندیکاتور نامه با ممیز یا کاراکترهای دیگر مجزا کنند که حتی در بعضی مواقع یک شماره طولانی در بالای نامه و سمت چپ قرار می گیرد. البته برای تمامی این کدها می توان از حروف و یا عدد نیز استفاده نمود. در این روش کدگذاری زمانی که می خواهند معنای شماره نامه را قوی تر کنند مجبور به بزرگتر کردن آن هستند.
   به طور کلی، افراد در روش دستی می خواهند با مشاهده یک شماره نامه، اطلاعاتی کلی از نامه به دست آورند که بتوانند عملیات ارجاع و اقدام آن را سریع تر انجام دهند. اعم از اینکه نامه وارده است یا صادره؟ چه شخصی یا واحدی آن را تهیه کرده است؟ چه شخصی آن را امضاء کرده است؟ موضوع نامه چیست؟ این نامه برای کدام ارگان رفته؟ که البته ممکن است نامه، اطلاعات خیلی بیشتری از آن را با خود حمل نماید که در روش کدگذاری دستی قادر به قراردادن آن ها در شماره نامه نباشیم.

   4. زمانی که نامه وارده ای در دفتر اندیکاتور سازمان ثبت و شماره گذاری می شود،

   چنانچه بعداً بنا به دلایلی می بایست جوابیه ای در پاسخ به این نامه داده شود، پس از طی کردن مراحل ثبت نامه صادره، متصدی ثبت، هنگام شماره گذاری در دفتر اندیکاتور، در ردیف مربوط به همان نامه وارده که قبلا در دفتر ثبت شده بود، مشخصات نامه صادره جوابیه را یادداشت و در نهایت نامه صادره را با همان شماره ثبت نامه وارده، برای سازمان مخاطب ارسال می کند.
   البته این روش، اشکالاتی هم ایجاد می کند و این اشکال زمانی بروز می کند که قرار باشد در جواب یک نامه وارده، چندین بار نامه بازگشت یا نامه جوابیه برای سازمان مخاطب ارسال نمود. عموما در روش سنتی این روش برای متصدیان ثبت جوابگو بود. برای مثال چنانچه نامه وارده ای با شماره نامه ص/152/20 و تاریخ 1386/2/1در دفتراندیکاتور سازمان با شماره 1100/و/الف و تاریخ 1386/5/2 ثبت شود و چند روز بعد در بازگشت به این نامه وارده، نامه صادره ای تهیه و ارسال شود، متصدی ثبت، نامه را با همان شماره 1100 /و/الف ولی تاریخ جدید (تاریخ روز) شماره گذاری و ارسال می نماید.
   در این مقاله به صورت مختصر عملیات جاری دبیرخانه های سنتی و فرآیند های معمول در آن ها را بررسی کردیم، البته در عصر فناوری، استفاده دبیرخانه های سنتی منسوخ شده و عموم شرکت ها و سازمان ها از نرم افزارهای دبیرخانه و اتوماسیون اداری برای مکانیزه کردن امور واحد دبیرخانه استفاده می کنند.

   نرم افزار سفارشی را ترجیح می دهید یا نرم افزار آماده؟

امکانات نرم افزارهای نامه نگاری

مدیریت انواع ورودی و انواع عملیات قابل انجام در دبیرخانه:

• مدیریت ثبت و ارسال انواع نامه از قبیل نامه وارده، نامه صادره، نامه داخلی
  
• امکان ثبت، اصلاح، امحاء و ابطال نامه‏ های وارده، صادره و داخلی
  
• ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت
  
• امکان ارسال نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد
  
• امکان دریافت نامه از طریق سرویس فکس، ایمیل و پروتکل‏های استاندارد نظیر ECE و سپاد
  
• پشتیبانی از عملیات رزرو شماره نامه، تایپ متن نامه و چاپ نامه
  
• امکان تعریف سربرگ های دلخواه و انواع نمونه نامه های صادره
  
• ثبت دقیق مشخصات نامه شامل تصویر، ضمائم، گیرندگان اصلی و رونوشت و سوابق ارسال و دریافت
  
• پیگیری نامه های در انتظار پاسخ

ارائه انواع گزارش‏ های کنترلی، مدیریتی و آماری:

• امکان تهیه گزارش از نامه‏ های صادره، وارده و داخلی براساس سطوح دسترسی
  
• امکان اعمال انواع فیلترهای تاریخی بروی گزارش ‏ها بصورت سالیانه، ماهانه، فصلی و یا بازه زمانی دلخواه
  
• امکان دریافت گزارش ‏ها به تفکیک دفاتر ثبت و دبیرخانه
  
• امکان جستجوی پیشرفته براساس تمامی مشخصه‏ های نامه از جمله موضوع، گیرنده، فرستنده، چکیده، توضیحات، کلید واژه
  
• امکان جستجو براساس محتوای نامه ‏های صادره و داخلی
  
• امکان گزارشگیری بر روی تعداد نامه های ثبت شده و در گردش سازمان

طراحی و تنظیم انواع خروجی چاپی به دلخواه کاربر:

چاپ رسید نامه دریافتی
چاپ نامه های صادره بر اساس نمونه های انتخابی کاربر روی سربرگ های طراحی شده

زیرسیستم های مرتبط با نرم افزار دبیرخانه و بایگانی

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی، برای ثبت موفق اطلاعات و آرشیو سازی آن ها، دارای زیرسیستم هایی می باشد، که شامل:

اتوماسیون اداری:

نرم افزار بایگانی و دبیرخانه برای ثبت مکانیزه نامه های اداری و پیگیری و ارجاع آن ها با سیستم اتوماسیون اداری مرتبط شده است، تا بایگانی اسناد بهتر انجام شود.

فرم ساز و گزارش ساز:

تمامی واحدهای نرم افزار از جمله سیستم دبیرخانه نیاز به فرم ها و گزارشاتی دارند، که از طریق ارتباط با بخش فرم ساز ایجاد می شوند.

پرسنلی و احکام:

در این بخش تمامی اطلاعات مربوط به پرسنل ثبت و ذخیره می شود.

مدیریت فرآیندها:

ایجاد ارتباط بین تمام بخش های نرم افزار ERP با بخش مدیریت فرآیندها انکارناپذیر است.

دات نرم افزار نرم افزار دبیرخانه آنلاین خود را ارایه داده می توانید ویژگی های آن را بررسی و یا بخش های مورد نیاز خود را سفارشی سازی کنید.

نرم افزار های دبیرخانه الکترونیک ویندوزی را می توانید از سایت آرمانیک بررسی کنید.

همچنین یک نمونه اپ موبایل را نیز از بازار دانلود کنید.