مدل تعالی سازمانی EFQM چیست و چقدر برای شما مفید است؟

اگر در جایگاه صاحب یک کسب و کار دوست دارید عملکردی عالی داشته باشید، لازم است که تغییراتی را در روند کارتان ایجاد کنید. مدل تعالی سازمانی EFQM 2020 در تاریخ 2 آبان 1398 در مجمع سالانه EFQM منتشر شده است. در حالی که محتوای خاص و هویت بصری مدل EFQM ممکن است در طول زمان تغییر کرده باشد، ولی اصول اساسی که مدل بر پایه آن بنا نهاده شده بی تغییر مانده است. صرف نظر از اندازه سازمان یا ماهیت دولتی، خصوصی یا بخش سوم آن، این اصول امروزه به اندازه گذشته مهم هستند و تاکید بر موارد زیر در آخرین نسخه مدل EFQM وجود دارد:

• تقدم مشتری
• نیاز به نگاه ذی نفع محور در بلندمدت
• درک پیوندهای علی معلولی بین اینکه چرا یک سازمان کاری را انجام می دهد، چطور انجام می شود و از اقدامات خود چه نتایجی به دست می آورد.

مدل تعالی سازمانی EFQM چیست؟

در سال 1990 بنیاد مدیریت کیفیت اروپا با هدف کمک به سازمان ها برای توسعه و بهبود عملکردشان مدل تعالی سازمانی EFQM را خلق کرد. این مدل محبوب ترین ابزار مدیریت کیفیت در اروپا محسوب می شود و بیش از سی سال است که هزاران شرکت در سراسر جهان از آن استفاده می کنند.

واژه EFQM مخفف عبارت European Foundation for Quality Management به معنای بنیاد مدیریت کیفیت اروپا است.

مدل EFQM 2020 تازه ترین نسخه این مدل به شمار می رود که با قوانین جدید تطابق پیدا کرده و با مدل تعالی سازمانی efqm 2013 تفاوت های اساسی دارد. مدل EFQM 2020 بر اساس سه سوال طراحی شده است:

• چرا؟: «چرا» این سازمان وجود دارد؟ (مسیریابی)
• چگونه؟: «چگونه» قصد دارد به هدف و استراتژی خود برسد؟ (اجرا)
• چه چیزی؟: «چه چیزی» تا به امروز به دست آورده است؟ در آینده قصد دارد به چه چیزی برسد؟ (نتیجه)

مدل تعالی سازمانی efqm 2013 به شرح زیر است:

• مفاهیم بنیادین تعالی: 8 مفهوم تعالی وجود دارد که نمایی جامع از این مدل ارائه می دهند.
• مدل 9 چارچوب: 32 معیار وجود دارد که در 9 چارچوب دسته بندی شده اند و برای درک جزئیات سازمان استفاده می شوند.
• رادار RADAR (مخفف نتایج، رویکردها، پیاده سازی، ارزیابی و اصلاح): از این بخش برای ارزیابی امتیاز در فرایند ارزیابی بر مبنای چرخه پیوسته یادگیری و بهبود استفاده می شود.

نتایج Results: نتایجی را که یک شرکت می خواهد از طریق استراتژی به دست آورد را تعریف کنید.

رویکردها Approaches: رویکردهایی را برای دستیابی به نتایج حال حاضر و در آینده تعریف کنید.

استقرار Deployment: رویکردها را اجرا کنید.

ارزیابی و اصلاح Assess and Refine: رویکرد اجرا شده برای درس گرفتن از اشتباهات و بهبود را ارزیابی و اصلاح کنید.

ساختار 9 چارچوب عنصر محوری و بنیادین مدل تعالی سازمانی EFQM 2013 است. پنج چارچوب سمت چپ «عامل» خوانده می شوند و از آن ها برای سنجش فعالیت هایی در سازمان مثل استراتژی ها، سیاست ها و فرایندها و افراد دخیل در انجام آن ها استفاده می شود. در سمت راست چهار «نتایج» یا حاصل کار «عامل ها» قرار دارند.

مدل تعالی سازمانی EFQM به افراد این امکان را می دهد که روابط علت و معلولی بین کاری که سازمانشان انجام می دهد (عامل ها) و نتایج به دست آمده را درک کنند.

این مدل ساده به سازمان ها این توانایی را می دهد که فرمول موفقیت سطح بالایی را در فرایندهای شان تعبیه کنند، در صورت نیاز تغییر کرده و همچنین نتایج را اندازه گیری کنند.

مسیریابی (Direction)

معیار 1: هدف، چشم انداز و استراتژی

یک سازمان برجسته با هدفی تعریف می شود که الهام بخش است و استراتژی مخصوص خود را دارد.

معیار 2: فرهنگ سازمانی و رهبری

فرهنگ سازمانی به مجموعه ای از ارزش ها و هنجارهایی می گویند که افراد و گروه های درون سازمان آن را با یکدیگر به اشتراک می گذارند. این ارزش ها و هنجارها در طول زمان بر نحوه رفتار آن ها با یکدیگر و با سهام داران کلیدی خارج از سازمان تاثیر می گذارد.

رهبری سازمانی به جای یک فرد یا تیمی که از بالا دیگران را هدایت می کند، به کل سازمان مربوط می شود. یعنی سازمانی که همه اعضای آن همچون یک رهبر عمل می کنند، نه مثل مدل سنتی آن که یک تیم برتر کل سازمان را مدیریت می کند.

اجرا (Execution)

معیار 3: درگیر کردن سهام داران

تصمیم گیری اینکه کدام سهام داران برای سازمان مهم هستند و نقش کلیدی را ایفا می کنند، بسیار مهم است.

معیار 4: ایجاد ارزش پایدار

یک سازمان برجسته تشخیص می دهد که ایجاد یک ارزش پایدار برای موفقیت بلندمدت و کسب درآمد بیشتر نقش حیاتی دارد.

معیار 5: عملکرد و تحول

یک سازمان در حال حاضر و در آینده باید بتواند این دو شرط مهم را به طور همزمان برآورده کند تا موفق شود و موفق بماند.

نتیجه (Results)

معیار 6: توجه به ذی نفعان

این معیار بر نتایج مبتنی بر بازخورد سهام داران کلیدی در مورد تجربیات شخصی آن ها از برخورد با سازمان متمرکز است.

معیار 7: عملکرد استراتژیک

این معیار بر نتایج مرتبط با عملکرد سازمان از نظر موارد زیر تمرکز دارد:

• توانایی تحقق اهداف
• ارائه استراتژی
• ایجاد ارزش پایدار

آیا مدل تعالی سازمانی EFQM واقعا مفید است؟

درک گام ها، مفاهیم و روش شناسی کامل مدل تعالی به شما کمک می کند روی ارزش های درستی تمرکز کنید و گام های مناسبی را به سمت بهبود بردارید. البته به اشتباه فکر نکنید که می توانید از این مدل به تنهایی به عنوان ابزاری جامع برای بهبود استفاده کنید.

مدل EFQM به عنوان ابزار تعالی همه جانبه خیلی خوب است، اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی شود.

«هدف این مدل بهبود است. می توان آن را نمونه ای عملی از مدیریت کیفیت جامع دانست. اما صرفا با استفاده از این مدل هیچ بهبودی عملی نمی شود. در واقع بعد از به کارگیری این مدل به عنوان ابزاری برای شناسایی حوزه های نیازمند بهبود، باید اقدام های مورد نیاز را انجام دهید تا بهبود عملی شود.» (سینگال Singhal و هندریکس Hendricks)

بهترین روش برای انجام آن اقدام ها استفاده از سیستم مدیریتی است که بر اساس بهبود پیوسته شکل گرفته باشد.

استارت اپ یا 11 شتاب دهنده کسب و کار در ایران

در هر صورت در مورد بهبود، ورودی شما خروجی را تعیین می کند. به همین دلیل است که اگر حاضر نباشید به اندازه کافی تلاش و کار کنید، داشتن مدل تعالی سازمانی EFQM در کنار سیستم مدیریت کسب وکار کافی نخواهد بود. این کارها شامل موارد زیر هستند:

• ترغیب افراد مناسب از حوزه های مناسب به تمرکز بر بخشی یکسان برای بهبود
• شناسایی فرصت های بهبودتان به عنوان گروه
• مدل سازی بهبودها
• اجرای بهبودها
• اصلاح استراتژی مدیریتتان به نحوی که بهبود پیوسته به بخشی محوری از آن تبدیل شود

تنها زمانی به مزیت های این رویکرد دست پیدا می کنید که ثابت قدم در مسیر بهبود فرایند گام بردارید و افراد مناسبی از سازمانتان را هم مجاب به انجام همین کار کنید.

مزایای مدل EFQM چیست؟

مدل EFQM به سازمان ها کمک می کند تا تغییرات را مدیریت کرده و عملکرد خود را بهبود بخشند. بدین ترتیب، چندین مزیت ارائه می دهد:

1. این مدل به شرکت ها کمک می کند تا هدف خود را تعریف کنند و فرهنگ ارزش آفرینی را شکل دهند که بر اهداف مشترک تمرکز دارد.
2. تغییرات به طور فعال به جلو هدایت می شوند. این مدل یک چارچوب آزمایش شده برای عمل فراهم می کند تا آن را تا حد ممکن بهبود دهد.
3. با اطمینان از تجزیه و تحلیل و بهینه سازی مداوم فرایندها، این مدل به تقویت شیوه های چابک کمک می کند.
4. EFQM پایان باز است و به جای ارائه «یک راه درست»، یک «جعبه ابزار» از رویکردهای مختلف ارائه می کند که شرکت ها می توانند به صورت جداگانه از بین آن ها انتخاب کنند.
5. این مدل به شدت از بازخورد سهام داران مهم برای بهبود بیشتر عملکرد سازمان استفاده می کند.

معایب مدل EFQM چیست؟

این سیستم با چالش هایی نیز همراه است. بعضی از بزرگترین این اشکالات عبارت اند از:

1. این مدل برای مدیریت تغییرات طولانی مدت و مستمر طراحی شده است. بر این اساس برای دستیابی به اهداف کوتاه مدت کمتر مناسب است.
2. این یک چارچوب خودارزیابی است که نیاز به نظم و انضباط زیادی دارد. نمی توانیم مطمئن باشیم که آیا با ابزار ساده، ارزیابی می تواند به اندازه کافی عینی و صادقانه باشد.
3. بسیاری از اصطلاحات در مدل به طور مبهم فرموله شده اند یا به اندازه کافی تعریف نشده اند. این مورد کار را دشوارتر می کند.
4. برای اجرای مدل بسیار جامع، داشتن تعهد بالا و رهبری قوی در تمام سطوح شرکت ضروری است.
5. این مدل بسیار گسترده است و بنابراین پیاده سازی آن پیچیده است. این فقط در سطح شرکتی برتر کار می کند، نه برای تیم ها یا کارمندان.

معرفی کتاب تعالی سازمانی

کتاب تعالی سازمانی بر مبنای مدل EFQM 2020 - نوشته احسانه نظری و درسا شیرخانلو - ناشر: موسسه فرهنگی هنری دیباگران تهران

مشاهده از کتابراه

مشاهده کتاب از فیدیبو