باید ها و نباید های نامه اداری و 12 نمونه نامه اداری با فرمت ورد
راهنمای مطالعه:
5 قسمت اصلی نامه نگاری اداری به شرح زیر است:
سرلوحه
عنوان گیرنده نامه: منظور از گیرنده یا مخاطب همان شخص یا سازمان یا اداره ای است که نامه برای آن ارسال می شود.
عنوان فرستنده: منظور از فرستنده نامه، شخص یا سازمان و یا مقامی است که نامه از طرف او نوشته می شود. برای بیان نام فرستنده نامه از کلمه «از» استفاده می شود.
موضوع نامه: منظور از موضوع همان عبارت کوتاه و مشخصی است که شخص می خواهد محتوای نامه باشد.
متن نامه: در واقع مطلب یا شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود. متن نامه ممکن است خیلی کوتاه و مختصر باشد و یا ممکن است در چندین صفحه نوشته شود. مسئولیت نهایی در نامه با فرد یا مقام سازمانی است که نامه را امضاء نموده است.
انواع نامه ها
حکم
این کلمه در واقع به معنای دستور دادن، امر و فرمان است اما در مکاتبات اداری به نامه هایی گفته می شود که از طرف مقامات صلاحیت دار و مدیران سازمان برای کارکنان فرستاده می شود و طی آن جایگاه و وضع اشتغال کارمندان مشخص می شود.
دستور
در فرهنگ لغت ما این واژه به معنای اجازه، قانون و عادات و رسوم تعریف شده است، اما در نامه های اداری دستور نوشته هایی است که مقام بالادست برای کارکنان یا مدیران زیردست خود می نویسد و بیشتر مواقع به جای استفاده از واژه دستور، از واژه فارسی پی نوشت استفاده می شود.
دستور العمل
این بخش با دستور در مکاتبات اداری متفاوت است، یعنی پیام ها کوتاه نخواهد بود، بلکه توضیح و تفسیری است که در باره مقررات داده می شود و نحوه و روش انجام کار را توضیح می دهد.
بخشنامه
در فرهنگ لغت معین، این واژه حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا سازمان در نسخه های متعدد ابلاغ می شود. بخشنامه معمولاً به اطلاع رسانی معروف است و این نوع از نامه های اداری برای شخص یا واحد خاصی تهیه نمی شوند. بلکه به صورت کلی و برای همه کارکنان ارسال خواهد شود.
نامه های خبری
نامه هایی که به وسیله آن ها می توانیم نتیجه کار و یا آغاز و پایان کاری را به دیگران اطلاع دهیم.
نامه های بازدارنده
این نامه ها از انجام کار و یا بروز حادثه ای کوتاه مدت یا دائمی جلوگیری خواهند کرد.
نامه های دستوری یا درخواستی
نامه هایی که در آن ها ارتباط عمودی حاکم خواهد بود، همانند درخواست از مقام بالا و یا دستور مقام بالاتر به کارمندان زیر دست خود.
نامه های هماهنگی
این دسته از نامه ها همانند، بخشنامه های است که در جهت هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه می شود.
مراحل گام به گام متن نامه اداری
برای نوشتن نامه اداری، در ابتدا نام خدا و تاریخ، روز نوشتن نامه را بنویسید.
با کمی فاصله از سمت راست و رعایت کمی فاصله نسبت به خط اول، شروع به نوشتن نامه با احترام برای شخص گیرنده کنید. در ابتدا مقدمه ای بنویسید که مخاطب را جذب کند. نباید یکباره موضوع اصلی را مطرح کنید زیرا باعث گیج شدن و پریشانی خواننده می شود. اکنون می توانید متن یا پیکره اصلی نامه را بنویسید.
پس از بیان درخواست، انتها و پایان نامه را بنویسید. پایان نامه باید به گونه ای باشد که خواننده را تشویق و ترغیب به انجام درخواستتان کند. پس از اتمام، یک خط را سفید گذاشته و در سمت چپ نامه در قسمت پایین را مهر و امضاء کنید. اگر نیاز است تا همراه با نامه، بخش های دیگری نیز ارسال شود، در پاورقی نامه قسمتی به شکل رونوشت ایجاد کنید و نام تک تک بخش ها را ذکر کنید.
نکات کلیدی نوشتن نامه اداری
- اولین و مهم ترین نکته در هنگام نوشتن نامه اداری، این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید. در هنگام نوشتن نامه اداری، باید مراحل آن رعایت شود.
- با دقت، احترام و صراحت نامه بنویسید و مطمئن شوید که غلط املایی در نامه خود ندارید.
- از کلمات عامیانه و اصطلاحات کوچه بازاری برای نوشتن نامه های اداری استفاده نکنید.
- نهایت تلاش خود را بکنید تا به شکل خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
در صورتی که متن نامه طولانی شده است، حدالامکان در نامه، خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را بنویسید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید.
- اگر به یک سازمان یا نهادی در بالادست نامه می نویسید، از کلماتی مثل «به استحضار می رساند» استفاده کرده و اگر برای هم رده خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به آگاهی می رساند» استفاده کنید. اگر به پایین دست خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به اطلاع می رساند» استفاده کنید.
- نامه ها را با فونت رایج سازمان تایپ کنید. اندازه قلم نیز باید مناسب و خوانا باشد.
- متن را صریح و رسا بنویسید.
- از سمت راست نامه شروع به نوشتن کنید و انتهای سمت چپ را برای حاشیه خالی بگذارید.
- نامه را با نام خدا آغاز کنید.
- تاریخ و شماره نامه را بنویسید و ذکر کنید که آیا نامه دارای پیوست است یا خیر.
- در صورتی که مکاتبه بین دو سازمان مختلف است، بهتر است که ابتدا مبدا نامه را مشخص کرده و سپس نام گیرنده نامه را بنویسید. پس از آن موضوع نامه را مطرح کرده و شروع به نوشتن متن اصلی نامه کنید.
- اگر نامه ای که می نویسید، در پاسخ به نامه ای دیگر است، حتما در ابتدا نگارش نامه بنویسید که در پاسخ به نامه .... در تاریخ .... است.
- پس از اتمام نامه، یک خط خالی گذاشته و سمت چپ نامه را مهر و امضا کنید.
- اگر نامه تان با توجه به نامه های دیگر نوشته شده، از عبارت «عطف به نامه ....» استفاده کنید.
- اگر نیاز است تا این نامه را برای بخش های دیگر نیز ارسال کنید، در قسمت پاورقی نامه یک رونوشت تهیه کرده و نام تک تک بخش هایی که نامه برای آن ها نوشته شده است را ذکر کنید.
- نامه اداری باید در یک سمت صفحه نوشته شود و در حاشیه نامه نباید چیزی بنویسید.
- در نگارش نامه باید نهایت دقت را در صحت مطالب کنید.
- متن نامه باید مناسب برای فرد گیرنده باشد و پست و مقام شخص گیرنده نامه باید در هنگام نگارش رعایت شود.
- نشانه های نگارشی (ویرگول و نقطه و ...) را باید به شکل صحیح به کار ببرید.
- در نوشتن نامه اداری، باید از بیان جملات توهین آمیز و تهدید آمیز خودداری کنید.
- نامه های اداری باید در برگ کاغذ بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی وجود داشته باشد.
- نامه باید تایپ شود و یا حداقل با خط خوانا نوشته شود.
- رعایت سلسله مراتب در نامه های اداری ضروری است. مثلا اگر می خواهید برای یک سازمان یا اداره ای نامه بنویسید، در درجه اول باید مدیر را خطاب قرار دهید. عدم رعایت سلسله مراتب منجر به توهین به افراد پایین تر می شود.
- در صورتیکه مخاطب نامه را نمی شناسید، نامه را به شکل کلی بنویسید. در هر اداره ای یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که نامه را به مکان مورد نظرتان می فرستند.
- اگر مکاتبه نامه تان به شکل اینترنتی است، از رنگ های مناسب مثل مشکی یا آبی برای نوشتن استفاده کرده و نامه را با فونت مناسب بنویسید. استفاده از فونت بزرگ در نوشتن نامه اداری نوعی توهین است. ارسال نامه های زیاد برای یک مکان نیز کار پسندیده ای نیست.
در ادامه 12 نمونه نامه اداری با فرمت ورد را مشاهده و دانلود کنید.
نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی
نمونه نامه درخواست معافیت از خدمت سربازی به نظام وظیفه
نمونه نامه اداری درخواست انتقالی دانشجویی
نمونه نامه اداری گواهی اشتغال به کار
نمونه نامه اداری درخواست بازگشت به کار
نمونه نامه اداری درخواست همکاری
نمونه نامه اداری درخواست مساعده
نمونه نامه اداری درخواست خرید لوازم اداری
نمونه نامه اداری معرفی به بانک جهت دریافت چک
5 قسمت اصلی نامه نگاری اداری به شرح زیر است:
سرلوحه
عنوان گیرنده نامه: منظور از گیرنده یا مخاطب همان شخص یا سازمان یا اداره ای است که نامه برای آن ارسال می شود.
عنوان فرستنده: منظور از فرستنده نامه، شخص یا سازمان و یا مقامی است که نامه از طرف او نوشته می شود. برای بیان نام فرستنده نامه از کلمه «از» استفاده می شود.
موضوع نامه: منظور از موضوع همان عبارت کوتاه و مشخصی است که شخص می خواهد محتوای نامه باشد.
متن نامه: در واقع مطلب یا شرحی است که در ارتباط با موضوع نامه نوشته می شود. متن نامه ممکن است خیلی کوتاه و مختصر باشد و یا ممکن است در چندین صفحه نوشته شود. مسئولیت نهایی در نامه با فرد یا مقام سازمانی است که نامه را امضاء نموده است.
انواع نامه ها
حکم
این کلمه در واقع به معنای دستور دادن، امر و فرمان است اما در مکاتبات اداری به نامه هایی گفته می شود که از طرف مقامات صلاحیت دار و مدیران سازمان برای کارکنان فرستاده می شود و طی آن جایگاه و وضع اشتغال کارمندان مشخص می شود.
دستور
در فرهنگ لغت ما این واژه به معنای اجازه، قانون و عادات و رسوم تعریف شده است، اما در نامه های اداری دستور نوشته هایی است که مقام بالادست برای کارکنان یا مدیران زیردست خود می نویسد و بیشتر مواقع به جای استفاده از واژه دستور، از واژه فارسی پی نوشت استفاده می شود.
دستور العمل
این بخش با دستور در مکاتبات اداری متفاوت است، یعنی پیام ها کوتاه نخواهد بود، بلکه توضیح و تفسیری است که در باره مقررات داده می شود و نحوه و روش انجام کار را توضیح می دهد.
بخشنامه
در فرهنگ لغت معین، این واژه حکم یا دستوری است که از طرف وزارتخانه یا سازمان در نسخه های متعدد ابلاغ می شود. بخشنامه معمولاً به اطلاع رسانی معروف است و این نوع از نامه های اداری برای شخص یا واحد خاصی تهیه نمی شوند. بلکه به صورت کلی و برای همه کارکنان ارسال خواهد شود.
نامه های خبری
نامه هایی که به وسیله آن ها می توانیم نتیجه کار و یا آغاز و پایان کاری را به دیگران اطلاع دهیم.
نامه های بازدارنده
این نامه ها از انجام کار و یا بروز حادثه ای کوتاه مدت یا دائمی جلوگیری خواهند کرد.
نامه های دستوری یا درخواستی
نامه هایی که در آن ها ارتباط عمودی حاکم خواهد بود، همانند درخواست از مقام بالا و یا دستور مقام بالاتر به کارمندان زیر دست خود.
نامه های هماهنگی
این دسته از نامه ها همانند، بخشنامه های است که در جهت هماهنگی بین دو یا چند واحد و سازمان تهیه می شود.
مراحل گام به گام متن نامه اداری
برای نوشتن نامه اداری، در ابتدا نام خدا و تاریخ، روز نوشتن نامه را بنویسید.
با کمی فاصله از سمت راست و رعایت کمی فاصله نسبت به خط اول، شروع به نوشتن نامه با احترام برای شخص گیرنده کنید. در ابتدا مقدمه ای بنویسید که مخاطب را جذب کند. نباید یکباره موضوع اصلی را مطرح کنید زیرا باعث گیج شدن و پریشانی خواننده می شود. اکنون می توانید متن یا پیکره اصلی نامه را بنویسید.
پس از بیان درخواست، انتها و پایان نامه را بنویسید. پایان نامه باید به گونه ای باشد که خواننده را تشویق و ترغیب به انجام درخواستتان کند. پس از اتمام، یک خط را سفید گذاشته و در سمت چپ نامه در قسمت پایین را مهر و امضاء کنید. اگر نیاز است تا همراه با نامه، بخش های دیگری نیز ارسال شود، در پاورقی نامه قسمتی به شکل رونوشت ایجاد کنید و نام تک تک بخش ها را ذکر کنید.
نکات کلیدی نوشتن نامه اداری
- اولین و مهم ترین نکته در هنگام نوشتن نامه اداری، این است که بدانید با چه کسی قصد مکاتبه دارید. در هنگام نوشتن نامه اداری، باید مراحل آن رعایت شود.
- با دقت، احترام و صراحت نامه بنویسید و مطمئن شوید که غلط املایی در نامه خود ندارید.
- از کلمات عامیانه و اصطلاحات کوچه بازاری برای نوشتن نامه های اداری استفاده نکنید.
- نهایت تلاش خود را بکنید تا به شکل خلاصه بنویسید و از حشو و بکار بردن کلمات و عبارات هم معنی خودداری کنید.
در صورتی که متن نامه طولانی شده است، حدالامکان در نامه، خلاصه ای از دستور و یا ابلاغیه را بنویسید و سپس متن ابلاغیه یا دستور را در پیوست ضمیمه کنید. - اگر به یک سازمان یا نهادی در بالادست نامه می نویسید، از کلماتی مثل «به استحضار می رساند» استفاده کرده و اگر برای هم رده خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به آگاهی می رساند» استفاده کنید. اگر به پایین دست خود نامه می نویسید، از عباراتی مثل «به اطلاع می رساند» استفاده کنید.
- نامه ها را با فونت رایج سازمان تایپ کنید. اندازه قلم نیز باید مناسب و خوانا باشد.
- متن را صریح و رسا بنویسید.
- از سمت راست نامه شروع به نوشتن کنید و انتهای سمت چپ را برای حاشیه خالی بگذارید.
- نامه را با نام خدا آغاز کنید.
- تاریخ و شماره نامه را بنویسید و ذکر کنید که آیا نامه دارای پیوست است یا خیر.
- در صورتی که مکاتبه بین دو سازمان مختلف است، بهتر است که ابتدا مبدا نامه را مشخص کرده و سپس نام گیرنده نامه را بنویسید. پس از آن موضوع نامه را مطرح کرده و شروع به نوشتن متن اصلی نامه کنید.
- اگر نامه ای که می نویسید، در پاسخ به نامه ای دیگر است، حتما در ابتدا نگارش نامه بنویسید که در پاسخ به نامه .... در تاریخ .... است.
- پس از اتمام نامه، یک خط خالی گذاشته و سمت چپ نامه را مهر و امضا کنید.
- اگر نامه تان با توجه به نامه های دیگر نوشته شده، از عبارت «عطف به نامه ....» استفاده کنید.
- اگر نیاز است تا این نامه را برای بخش های دیگر نیز ارسال کنید، در قسمت پاورقی نامه یک رونوشت تهیه کرده و نام تک تک بخش هایی که نامه برای آن ها نوشته شده است را ذکر کنید.
- نامه اداری باید در یک سمت صفحه نوشته شود و در حاشیه نامه نباید چیزی بنویسید.
- در نگارش نامه باید نهایت دقت را در صحت مطالب کنید.
- متن نامه باید مناسب برای فرد گیرنده باشد و پست و مقام شخص گیرنده نامه باید در هنگام نگارش رعایت شود.
- نشانه های نگارشی (ویرگول و نقطه و ...) را باید به شکل صحیح به کار ببرید.
- در نوشتن نامه اداری، باید از بیان جملات توهین آمیز و تهدید آمیز خودداری کنید.
- نامه های اداری باید در برگ کاغذ بزرگ نوشته شود تا امکان ارجاع و حاشیه نویسی وجود داشته باشد.
- نامه باید تایپ شود و یا حداقل با خط خوانا نوشته شود.
- رعایت سلسله مراتب در نامه های اداری ضروری است. مثلا اگر می خواهید برای یک سازمان یا اداره ای نامه بنویسید، در درجه اول باید مدیر را خطاب قرار دهید. عدم رعایت سلسله مراتب منجر به توهین به افراد پایین تر می شود.
- در صورتیکه مخاطب نامه را نمی شناسید، نامه را به شکل کلی بنویسید. در هر اداره ای یک سیستم تفکیک نامه وجود دارد که نامه را به مکان مورد نظرتان می فرستند.
- اگر مکاتبه نامه تان به شکل اینترنتی است، از رنگ های مناسب مثل مشکی یا آبی برای نوشتن استفاده کرده و نامه را با فونت مناسب بنویسید. استفاده از فونت بزرگ در نوشتن نامه اداری نوعی توهین است. ارسال نامه های زیاد برای یک مکان نیز کار پسندیده ای نیست.
در ادامه 12 نمونه نامه اداری با فرمت ورد را مشاهده و دانلود کنید.
نمونه نامه اداری درخواست امریه سربازی
نمونه نامه درخواست معافیت از خدمت سربازی به نظام وظیفه
نمونه نامه اداری درخواست انتقالی دانشجویی
نمونه نامه اداری گواهی اشتغال به کار
نمونه نامه اداری درخواست بازگشت به کار
نمونه نامه اداری درخواست همکاری
نمونه نامه اداری درخواست مساعده
نمونه نامه اداری درخواست خرید لوازم اداری
نمونه نامه اداری معرفی به بانک جهت دریافت چک
درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...
آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد.