چگونه کارهای یک هفته را در یک روز انجام دهیم؟
دوشنبه 07/تیر/1395 3200 دات وب

چگونه کارهای یک هفته را در یک روز انجام دهیم؟

یکی از سوالاتی که سال ها از خود پرسیده ام آن است که چرا برخی از افراد دستاوردهای بسیار زیادی دارند و دیگران با آنکه تلاش می کنند ولی نتایج قابل توجهی کسب نمی کنند.

بسیاری از افراد زندگی بسیار معمولی و معقولی دارند و به عملکردی معمولی قانع می شوند. اما چرا نباید در هر زمینه از زندگی به یک پدیده تبدیل شویم؟ بیایید نوع جدیدی از زندگی را آغاز کنیم که سرشار از شادی و سرزندگی است.

الگو گرفتن از روش قهرمانان ورزشی

قهرمانان ورزشی در فعالیت حرفه ای خود کارهایی انجام می دهند که از دید بسیاری از مردم معمولی غیرممکن است. ورزشکاران به زودی می آموزند که اگر معمولی باشند، یا حتی اگر خوب باشند نمی توانند قهرمان شوند. قهرمانان کارهایی بسیار سخت و دور از انتظار انجام می دهند و باعث تعجب همگان می شوند. برای قهرمان شدن باید مرزهای معمول عملکرد را شکست و عملکرد خارق العاده ای داشت.
علم افزایش عملکرد از یونان باستان به وجود آمده است و معلمانی بوده اند که ورزشکاران را آموزش می دادند و آن ها را تبدیل به قهرمان می کردند. نکته مهم این است که افرادی که این علم را آموزش می دادند به هیچ وجه با آن مهارت آشنا نبودند. برای مثال به ورزشکاران آموزش می دادند که چطور در رشتة پرتاب نیزه قهرمان شوند، درحالی که خودشان تا به حال نیزه ای را پرتاب نکرده بودند. بنابراین نکته اصلی در رسیدن به عملکرد خارق العاده، مهارت تخصصی نبود بلکه موارد دیگری بود که تمرکز بر آنها باعث افزایش عملکرد ورزشکاران می شد.

چالش های روزانه و انرژی ما

احساس یاس و ناامیدی پس از یک روز کاری معمولا نتیجه این موضوع است که چالش های ما با میزان انرژی که می توانیم مصرف کنیم، همخوانی ندارد. اگر ما انرژی زیادی داریم و با چالش هایی بسیار کوچک و ساده روبرو هستیم پس از مدت کوتاهی احساس کسالت می کنیم و انگیزه انجام کارها در ما کمتر می شود.
عکس این موضوع نیز صادق است، اگر در روز با چالش های بسیار بزرگی مواجه هستیم که تمام انرژی ما را مصرف می کند و به نتایج لازم نمی رسیم، باز احساس یاس و خستگی خواهیم کرد.
بنابرین راز لذت بردن از روز کاری آن است که چالش های ما در حد انرژی و توانایی های مان باشد. در فصل های بعد درباره افزایش انرژی شخصی به اندازه کافی صحبت خواهیم کرد و به راه های ساده ای اشاره خواهیم کرد که باعث افزایش انرژی و عملکرد می شود.
فرض کنید یک ورزشکار انرژی فراوانی دارد ولی ساده ترین فعالیت های ممکن به او واگذار می شود، یا در تمرینات خود آن قدر اطراف زمین فوتبال می دود که تمام انرژی اش صرف اینکار شود. او در هر دو حالت نیز نمی تواند عملکرد بالایی داشته باشد. ورزشکاران می دانند که میزان مصرف انرژی در داشتن عملکرد مناسب نقشی حیاتی دارد.
بهترین حالت ممکن آن است که رفته رفته چالش های خود را بزرگ تر کنیم و از طرف دیگر ظرفیت خود را نیز افزایش دهیم تا بتوانیم انرژی بیشتری مصرف کنیم. یک ورزشکار ابتدا از وزنه های سبک تر شروع می کند و رفته رفته با افزایش توانایی بدن وزنه ها را افزایش می دهد. درباره این موضوع بیشتر توضیح خواهیم داد.

چرا روز کاری ما به اندازه کافی لذت بخش نیست؟

وقتی در این کتاب دربارة روز کاری صحبت می کنیم، برخی از دوستان شاید فکر کنند که چون کار نمی کنند مطالب برای آنها قابل استفاده نیست. منظور از روز کاری هر فعالیتی است که نه به عنوان تفریح بلکه به عنوان کاری هدفمند انجام می شود. این فعالیت می تواند آماده شدن برای کنکور، نوشتن یک کتاب، ورزش برای کسب تناسب اندام یا هر فعالیت دیگری باشد.
اغلب افراد بلافاصله جواب می دهند که دلیل عملکرد پایین آنها دیگران هستند، مثلا عضوی از خانواده که کنار آمدن با او مشکل است، رئیسی که توقعات زیادی دارد یا مشتریانی که با خواسته هایشان زندگی او را سخت کرده اند.
ولی اگر دقیق تر نگاه کنیم، معمولا موضوع به خودمان برمی گردد. گاهی شاید انرژی فیزیکی کافی نداریم و همین موضوع باعث می شود، از انجام کارها لذت نبریم، شاید انرژی احساسی ما کم شده است و به بازیابی آن اهمیت نداده ایم. همین موضوع باعث می شود با کوچکترین برخورد یا انتقاد دیگران احساس بسیار بدی داشته باشیم و حتی شاید حالت تدافعی بگیریم.
مدتی قبل در سمیناری درباره کارآفرینی شرکت کردم. سخنران می گفت: کارآفرین مانند سدی بسیار بزرگ و مستحکم در برابر انتقادات و نظرات ناامیدکنندة دیگران است. حال یک کارآفرین بسیار خلاق و باهوش که مدت زیادی استراحت نکرده، برای تفریح وقت اختصاص نمی دهد و بسیار خسته است آیا می تواند مانند سدی در برابر انتقادات و مشکلات باشد؟
همچنین شاید از لحاظ ذهنی خسته باشیم و از روش های مناسبی برای شارژ قوای ذهنی استفاده نکنیم. بسیاری از ما درباره مغز خودمان و روش نگهداری بهتر آن چیزی نمی دانیم. در فصل چهارم درباره نگهداری بهتر از مغز صحبت خواهیم کرد.
همچنین شاید نیاز به تقویت روحیه داریم. روحیه خوب خودبه خود حفظ نمی شود. تمامی این موارد به خودمان و اقداماتی که انجام می دهیم بستگی دارد.
بنابرین لذت بخش شدن روز کاری ما اغلب به خودمان بستگی دارد و اگر با روش های افزایش عملکرد آشنا شویم، می توانیم در بدترین شرایط، عملکرد بسیار بالایی داشته باشیم.

دونده ماراتن نباشید!

ایرانی ها افرادی بسیار سخت کوش هستند. هر روز در جلسات مشاوره با مدیرانی برخورد می کنم که حداقل روزی 10 ساعت به طور پیوسته کار می کنند. آنها معتقدند که با کار و تلاش پیوسته و بی وقفه بالاخره موفق می شوند و عده ای از آنها به موفقیت های بزرگی هم دست می یابند. ولی همیشه اینگونه نیست.
برای افزایش عملکرد و انجام کارهای خارق العاده باید دیدگاه خود را نسبت به کارها عوض کنیم. ما دوندة دوی ماراتن نیستیم که ساعت های بی وقفه فعالیت کنیم تا به خط پایان برسیم. انجام بسیاری از کارهای روزانه مانند دوی سرعت هستند. در دوی سرعت ورزشکار استراحت کافی می کند. با ورزش و تمرینات مناسب و همچنین تغذیه صحیح، انرژی کافی ذخیره می کند. سپس در مدت کوتاهی عملکردی بسیار بالا از خود نشان می دهد و سپس مجددا به استراحت می پردازد.
مشکل بسیاری از مدیران و کارمندان آن است که در طول روز فعالیت های طولانی و بی وقفه ای دارند که معمولا بازده بسیار پایینی دارد و همین موضوع باعث می شود انجام کارهای قابل توجه و بزرگ، سخت تر شود و نتیجه فقط خستگی و یاس است. بنابراین باید این دیدگاه را کنار بگذاریم که اگر نتایج کافی حاصل نمی شود راه حل آن است که بیشتر کار کنیم و ساعات کاری را افزایش دهیم. با این روش نمی توان عملکرد خارق العاده ای داشت.

در «حوزه خاکستری» گرفتار نشوید!

روز کاری اغلب مردم کاملا خطی است، یعنی از صبح که به محل کار می روند مثلا 9 صبح تا 5 بعد از ظهر، فعالیت هایشان در حوزه خاکستری است، یعنی مغز و احساسات و تمام قوای دیگر و انرژی فیزیکی به گونه ای است که نه کاملا درگیر یک فعالیت، نه کاملا از آن فعالیت جدا می شوند.
فرض کنید کار شما پاسخگویی به ایمیل های مشتریان است. شما صبح به محل کارتان می رسید و درحالی که با همکاران صحبت و احوال پرسی می کنید کامپیوتر را روشن می کنید و سراغ ایمیل های دریافتی می روید. سپس اولین ایمیل را باز می کنید، ناگهان به این فکر می افتید چای بنوشید. از جای خود بلند می شوید و با لیوان چای پشت کامپیوتر برمی گردید. حین خواندن اولین ایمیل و پاسخگویی به آن پیامکی دریافت می کنید که قبض موبایل را پرداخت نکرده اید. وسط نوشتن پاسخ، سراغ موبایل می روید و می بینید چند پیامک دیگر هم دریافت کرده اید. آنها را می خوانید و به کارتان برمی گردید.
پس از پاسخگویی ایمیل اول، سراغ ایمیل دوم می روید و درمی یابید که برای پاسخگویی کامل باید از همکارتان اطلاعاتی دریافت کنید. به اتاق او می روید و او درباره اتفاقی که همان روز هنگام آمدن به محل کار برایش پیش آمده صحبت می کند. 10 دقیقه بعد برمی گردید و به ایمیل دوم پاسخ می دهید و این شرایط تا پایان روز کاری ادامه می یابد.
در این شرایط شما در حوزه خاکستری هستید، یعنی نه به صورت کامل درگیر انجام کار می شوید و نه کاملا از کار جدا می شوید. در این حالت معمولا عملکرد به کمترین مقدار ممکن می رسد و اتلاف وقت خیلی زیادی خواهید داشت.
در روش دوم شما به محل کارتان می رسید. برای خود چای تهیه می کنید. موبایل خود را خاموش می کنید. درِ اتاق را می بندید و 90 دقیقه متوالی بدون کوچکترین وقفه ای کارتان را انجام می دهید. تمام همکاران شما می دانند هنگام کار نباید با شما صحبت کنند. وقتی 90 دقیقه پیوسته کار کردید به خود استراحت می دهید و در این فرصت با همکاران وقت می گذرانید و سپس مجددا به کار خود برمی گردید. در این روش بازده شما بسیار بالاتر است و از کارتان لذت می برید.
خود را با ساعت ها کار ممتد با عملکرد پایین فریب ندهید. معمولا 7 تا 8 ساعت کار مداوم در حوزه خاکستری، معادل 90 تا 120 دقیقه کار کاملا متمرکز و شدید و بدون وقفه است. بسیاری از فعالیت های روز کاری در همان دو ساعت اولیه روز قابل انجام هستند. البته واضح است منظورمان کارهایی هستند که به زمان خاصی وابسته نیستند. مثلا نمی توانید ناهار را در همان دو ساعت اول روز میل کنید!

رازهای افزایش عملکرد

در ادامه به رازهای افزایش عملکرد می پردازیم تا دیدگاهی کلی از افزایش عملکرد به دست آورید.

تصمیم آگاهانه

اولین قدم برای افزایش عملکرد، تصمیم آگاهانه است. فرض کنید در حال قدم زدن برای رسیدن به مکانی خاص هستید. ناگهان ساعت خود را نگاه می کنید و متوجه می شوید که دیر شده است. در آن لحظه تصمیم می گیرید که سرعت خود را افزایش داده و سریع تر قدم بردارید. این تصمیم باعث افزایش سرعت شما و رسیدن به موقع به محل موردنظر می شود.
در بسیاری از کارهای فردی هیچ تصمیمی برای انجام سریع تر کارها نداریم و همین باعث می شود کار را در زمان بیشتری انجام دهیم. اگر در دوره های تندخوانی شرکت کرده باشید حتما می دانید که یکی از اصول اولیه تندخوانی آن است که تصمیم بگیریم سریع تر بخوانیم.

قانون پارکینسون

قانون پارکینسون می گوید: «مدتِ انجام یک فعالیت، در زمانی که برای آن درنظر گرفته ایم منقبض یا منبسط می شود».
گاهی مجبور می شویم فقط دو ساعت در محل کارمان باشیم و پس از آن باید از آنجا خارج شویم تا به کار مهم تری برسیم. شاید برای شما هم پیش آمده باشد که در کمال تعجب درمی یابید کارهای ضروری آن روز را در همان دو ساعت به پایان رسانده اید. چرا هر روز با این دید کار نکنیم که تمام کارها باید در همان دو ساعت اول روز تمام شود.
اگر فعالیت های خود را به زمان محدود نکنیم، معمولا وقت بسیار بیشتری را اشغال خواهند کرد و باعث کاهش عملکرد می شوند.
یکی از روش های استفاده از قانون پارکینسون آن است که در برنامه روزانه برای هر فعالیت، وقتی معادل نصف زمان همیشگی را درنظر بگیریم و تصمیم بگیریم سریع تر کار کنیم. همین تغییر ساده می تواند زمان انجام کارها را به میزان چشمگیری کاهش دهد.

آیا مدیریت زمان کافی است؟

بسیاری از افراد افزایش عملکرد را با مدیریت زمان یکسان می دانند. یعنی وقتی درباره انجام کارهای بیشتر در یک زمان مشخص صحبت می کنیم، بلافاصله می گویند تنها راه ممکن آن است که در مدیریت زمان مهارت بیشتری پیدا کنیم. ولی مدیریت زمان با اینکه بسیار مهم است، کافی نیست. برای کسانی که می خواهند عملکرد بسیار بالایی داشته باشند مدیریت انرژی بسیار مهم تر از مدیریت زمان است.
افرادی که در مدیریت زمان قوی هستند معمولا برنامه ریزان قدرتمندی هستند و برای هر روزشان برنامه روزانه می نویسند و سعی می کنند فهرست کارهای روزانه را پیش ببرند و هر مورد را پس از انجام آن تیک بزنند. این موارد بخش های ضروری از موفقیت فردی و افزایش عملکرد هستند. ولی موضوع فقط به برنامه ریزی ختم نمی شود.
فرض کنید امروز تصمیم گرفته اید که کار مهمی انجام دهید. شاید پس از یک یا دو ساعت احساس خستگی کنید و همچنین گرسنگی و موارد دیگر شما را از ادامة کار منصرف کند. بنابرین افرادی که انرژی کافی ندارند به تدریج خسته می شوند و کم کم مدیریت زمان را نیز کنار می گذارند.

منبع : مدیر سبز


درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...

آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد.

نظرات (0)