نرم افزار اتوماسیون اداری چرایی و چیستی؟
راهنمای مطالعه:
(Automation) ترکیبی است از دو کلمه "automatic" و "operation" و به معنی عمل کردن بدون عامل خارجی (انسان) یا با کمترین تاثیرعامل خارجی است. بعبارتی اتوماسیون یعنی خودکارشدن عملیات
خودکارسازی اداری مجموعه ای از روش ها برای ثبت و نمایش و مدیریت روندهای اداری ، فنی و مالی می باشد.
معمولا اتوماسیون ها انواع مختلفی دارند. اتوماسیون های اداری، اتوماسیون خط تولید کارخانه، اتوماسیون سیستم رزرواسیون، اتوماسیون نوبت دهی، اتوماسیون مدیریت خیریه، اتوماسیون مدارس هوشمند، اتوماسیون قالیشویی، اتوماسیون دستگاه های صنعتی، اتوماسیون سیلو و هزاران مثال دیگر. در این مطلب ما دقیقا به بررسی اتوماسیون اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه (بایگانی) می پردازیم.
معمولا شرکت ها و سازمان ها علاقه مندند که بتوانند سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمان بالا ببرند. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها و نامه ها می شود.
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد. بخش هایی از این سیستم ها عموما شامل نرم افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری یاد می شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه های اداری به کار می رفت. امروزه سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها، نامه ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان هایی مانند سازمان های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود.
لزوم استفاده جامع از سیستم اتوماسیون اداری چیست؟
استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب، علاوه بر اینکه باعث صرفه جویی در زمان، کاهش هزینه ها و در نتیجه بهره ور شدن سازمان می شود، دستاوردهای چشم گیری برای مدیران، کارشناسان، کارکنان دبیرخانه و بایگانی، ارباب رجوع یک سازمان و در نهایت با عدم استفاده از کاغذ، حفظ محیط زیست را به دنبال دارد. ضمن آنکه با راه اندازی اتوماسیون اداری فعالیت ها وابسته به افراد داخل سازمان نمی باشد و از این حیث امکان به چالش کشیدن روند از بین می رود.
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و مؤسسات اداری بسیار بالا می باشد، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد.
در هر شرکت و سازمانی که الگوی اتوماسیون اداری به طور صحیح و کامل پیاده سازی شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد.
در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات به شکل صحیحی جریان می یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشته باشد. با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد.
مثلاً دیگر نیازی به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم تصمیم گیری نخواهد بود و بسیاری از تصمیم گیری ها در قالب نامه های الکترونیکی انجام می پذیرد. و یا در صورت استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، مدیران از هر نقطه می توانند به نامه ها و درختواره نامه دسترسی داشته باشند و از روند کار مطلع شوند.
همچنین در قابلیت جدیدی که شرکت دات نرم افزار بر روی سیستم اتوماسیون اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه خود قرار داده است، امکان بررسی اصالت نامه از خارج سازمان وجود دارد. به نحوه ی که با اسکن بارکد مندرج بر روی نامه های خارج شده از سازمان می توان وارد صفحه اصالت نامه شد و صحت و یا مغایرت آن را مشاهده نمود. در این امکان جدید امکان الصاق پیوست ها به نامه های خروج وجود دارد. همچنین امکان رصد نامه هایی که اصالت آن ها بررسی شده است برای مدیر سیستم و مجموعه وجود دارد.
مزایای اتوماسیون اداری چیست؟
- حذف قابل ملاحظهای ازمکاتبات کاغذی در سازمان
- انجام تمامی کارهای اداری در هر زمان و حتی خارج از محل کار
- استفاده بهینه از زمان با عملیات خودکارسازی فرآیندهای اداری
- ثبت و نگهداری سوابق در حجم کمتر، ایمنی بالا و مراجعهی آسان
- برداشته شدن دفاتر حجیم اندیکاتور از روی میزکار دبیرخانه
- به حداقل رسیدن توقف، اشتباه، تکرار و بیهوده کاری در عملیات ثبت اسناد و مدارک
- مدیریت متمرکز و ایجاد شفافسازی در مراحل گردش اسناد
- پایش فعالیتهای سازمان و تولید گزارشهای متنوع مدیریتی
- مدیریت و نظارت دقیق بر عملکرد کارکنان
- عدم وابستگی کامل به شخص (در برخی موارد دیده شده با خروج یک کارمند از سازمان، آن سازمان دچار چالش می شود. چون آن کارمند مطلع ترین فرد درون آن سازمان بوده است)
- ردیابی امور وپیگیری به موقع مراحل کار
- ارباب رجوعان در هر لحظه میتوانند با مشاهده آخرین اقدام انجام شده روی نامه، از پیشرفت کار مطلع گردند.
- ارباب رجوعان بدون نیاز به دوندگی در سازمان و مواجهه با کارکنان، از نواقص اسناد و مدارک پرونده خود آگاه شده و قادر به رفع آن باشند.
- پیگیری نامه ها از طریق تلفن و یا اینترنت درراستای طرح تکریم ارباب رجوع
- تعامل الکترونیکی با سایر سازمانها
- صرفه جویی در کاغذ و در نتیجه آن کمک به جلوگیری از قطع شدن درختان در راستای حفظ محیط زیست
سیستم های اتوماسیون اداری علاوه بر معماری، تکنولوژی مورد استفاده در توسعه، پروسه توسعه و... از لحاظ امکانات کاربری دارای قابلیتهای گوناگونی هستند ولی اگر تعریف اتوماسیون اداری پشتیانی از ارتباطات به معنای عام کلمه در یک سازمان باشد می توان گفت حداقل این امکانات عبارتند از:
- پشتیبانی از انواع مکاتبات و مراودات درون و بین سازمانی بصورت تمام الکترونیک
- امکان به اشتراک گذاری وظایف و اطلاعات سازمانی و توانایی پیگیری امور با هدف تحقق کارگروهی و تیمی
- امکان تعریف فرم های سازمانی به صورت الکترونیک
- موتور گردش کار جهت محقق سازی فرآیندهای سازمانی
- بهره گیری از سیستم مدیریت اسناد الکترونیک جهت پشتیبانی از انواع مستندات سازمانی
- بهره گیری از سیستم بایگانی متمرکز سازمانی
- پشتیبانی از سازمان های متمرکز و توزیع شده
- امکان تبادل اطلاعات با سایر سیستم های اتوماسیون اداری
- امکان تبادل اطلاعات با بیرون سازمان از طریق انواع استاندارد داده های ارتباطی نظیر ایمیل، فکس و پیام کوتاه
- امکان ایجاد تاییدیه های امضا جهت ارسال نامه به خارج سازمان
- استفاده از سربرگ شرکت و سازمان در نامه های الکترونیکی
- امکان ایجاد دسترسی ها بر اساس سمت های سازمانی
امکانات دیگری که می تواند یک نرم افزار اتوماسیون اداری را به صورت ممتاز مطرح نماید عبارتند از:
- ارتباط سیستم با سایر سیستمهای عملیاتی بخشهای مختلف سازمان نطیر مالی، دریافت پرداخت، کارگزینی، انبار، فروش، امور خریداران و...
- امکان مدیریت کار در سازمان به مفهوم تعریف و ارجاع کار و پیگیری اقدامات انجام شده روی کار توسط پرسنل مختلف
- امکان دور کاری در بستر امن الکترونیک
- امکان بررسی اصالت نامه های خروج و الصاق پیوست ها به آن
- امکان رمزگذاری بر روی برخی نامه ها
- امان بک آپ گیری بصورت روزانه و نگهداری اطلاعات
- امکان ثبت رونوشت بصورت محرمانه
- ایجاد نامه های چند امضاء
- رمزگذاری فایل های پیوست
مهمترین شرط کاربرد و استفاده از اتوماسیون در اکثر سازمانها، صرف نظر از موارد استفاده دیگر آن، مربوط به لزوم سرعت و دقت و صحت درکار آن ها است.
نرم افزار اتوماسیون اداری شرکت دات نرم افزار بر پایه دات نت و آخرین تکنولوژی های نرم افزاری طراحی و برنامه نویسی شده است. در این نرم افزار آنلاین، شرکت ها و سازمان ها می توانند به هر تعداد که درخواست دارند کاربر به سیستم اضافه کنند و تمامی قابلیت های ذکر شده بالا و همچنین قابلیت های یک دبیرخانه واقعی را در نرم افزار خود داشته باشند. در تحلیل و پس از آن ساخت این برنامه سعی شده تا دغدغه مدیران در مورد مکاتبات اداری حل و فصل شود و در این زمینه با شرکت ها و افراد زیادی صحبت شده است. در طراحی اتوماسیون اداری دات نرم افزار و دیگر نرم افزارهای شرکت همواره سعی بر ساده سازی روندهای کار و سهولت یادگیری کاربران بوده است و در برخی مواقع نرم افزارهای ارائه شده نیازی به آموزش های کاربری ندارند.
معمولا شرکت ها و سازمان ها علاقه مندند که بتوانند سرعت انجام کارهای جاری و روزمره را در سازمان بالا ببرند. اما واقعیت این است که معمولا زمان زیادی صرف انجام مکاتبات و رسیدگی به درخواست ها و نامه ها می شود.
سیستم اتوماسیون اداری یک سیستم اطلاعاتی مبتنی بر کامپیوتر است که وظیفه جمع آوری، ذخیره و توزیع مستندات، پیام های الکترونیک و سایر فرم های ارتباطات اداری را بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها بر عهده دارد. بخش هایی از این سیستم ها عموما شامل نرم افزارهای پردازش کلمه، تصویر برداری مستندات، تقویم و غیره است.
بطور کلی آنچه از آن به عنوان نرم افزار اتوماسیون اداری یاد می شود، شکل تکامل یافته سیستم دبیرخانه است که برای جایگزین شدن روش دستی ثبت و شماره دهی مکاتبات شامل انواع نامه های اداری به کار می رفت. امروزه سیستم های نرم افزاری اتوماسیون اداری در ایران با دید مکانیزه کردن مکاتبات سازمانی شامل گردش فرم ها، نامه ها و به طور کلی مکاتبات اداری داخل و خارج یک سازمان طراحی شده است که در سازمان هایی مانند سازمان های دولتی و خدماتی، بخش مهمی از کار عملیات سازمان محسوب می شود.
با توجه به اینکه حجم مکاتبات اداری و گردش نامه ها و اسناد در سازمان ها و مؤسسات اداری بسیار بالا می باشد، وجود یک سیستم نامناسب مکاتبات اداری باعث اتلاف زمان، صرف انرژی بیشتر، افزایش هزینه ها و در نتیجه غیر بهره ور شدن سازمان می شود. تنها یک سیستم مناسب و سریع اداری می تواند حجم عمده ای ازپاسخ ها را کاهش داده و باعث صرفه جویی اقتصادی و افزایش بهره وری گردد.
در هر شرکت و سازمانی که الگوی اتوماسیون اداری به طور صحیح و کامل پیاده سازی شود، آن ارگان تبدیل به سازمانی بدون نیاز به کاغذ، با عکس العمل هایی سریع و کارآمد خواهد شد.
در یک سازمان الکترونیکی امکانات فراوان اینترنتی و اینترانتی وجود دارد که در سایه یکپارچگی این امکانات، اطلاعات به شکل صحیحی جریان می یابد و سازمان با هر حجمی که باشد می تواند سرعت و صحت را در کنار هم در اختیار داشته باشد. با قرارگیری در قالب یک سازمان الکترونیکی کارآمد، زمان و انرژی بسیاری حفظ خواهد شد.
مثلاً دیگر نیازی به هماهنگی بین مدیران برای برگزاری جلسات مداوم تصمیم گیری نخواهد بود و بسیاری از تصمیم گیری ها در قالب نامه های الکترونیکی انجام می پذیرد. و یا در صورت استفاده از اتوماسیون اداری تحت وب، مدیران از هر نقطه می توانند به نامه ها و درختواره نامه دسترسی داشته باشند و از روند کار مطلع شوند.
همچنین در قابلیت جدیدی که شرکت دات نرم افزار بر روی سیستم اتوماسیون اداری یا همان نرم افزار دبیرخانه خود قرار داده است، امکان بررسی اصالت نامه از خارج سازمان وجود دارد. به نحوه ی که با اسکن بارکد مندرج بر روی نامه های خارج شده از سازمان می توان وارد صفحه اصالت نامه شد و صحت و یا مغایرت آن را مشاهده نمود. در این امکان جدید امکان الصاق پیوست ها به نامه های خروج وجود دارد. همچنین امکان رصد نامه هایی که اصالت آن ها بررسی شده است برای مدیر سیستم و مجموعه وجود دارد.
درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...
آدرس پست الکترونیک شما منتشر نخواهد شد.