چگونه بهترین زمان بندی را برای ترک به موقع محل کار داشته باشیم

ساعت های کاری در ادارات و سازمان ها معمولا بازه ی مشخصی دارند. برخی افراد توانایی زمان بندی دقیق بر روی کارها و وظایف روزانه ی خود را ندارند و اکثرا بعد از ساعت کاری نیز مجبور به کار کردن روی پروژه ها و ظایف خود هستند. روش های ساده ای وجود دارد که با رعایت آنها می توان کارها و وظایف روزانه را به نحو بهتری انجام داد و محیط کار را در زمان معین ترک کرد.

رعایت اصول و قوانین کاری برای کارمندان و حتی کسانی که به شکل آزاد کار می کنند، ضروری است. افرادی که در سازمان ها و شرکت ها به صورت استخدامی مشغول به کار هستند، باید قوانین مشخصی را در مورد زمان ورود و خروج خود به محل کار رعایت کنند. افرادی نیز که دارای مشاغل آزاد هستند بهتر است قوانین مشخصی در مورد زمان کار برای خود وضع کنند تا بتوانند زمان روز را به بهترین نحو بین کار و استراحت و تفریح تقسیم کنند. با برنامه ریزی های ساده و ترک برخی عادات غلط، می توان این پایبندی به زمان را در خود ایجاد کرد و ساعات کاری را به ساعاتی منظم تر با بهره وری بیشتر تبدیل کرد. در این مطلب از بخش کسب و کار با تعدادی از این روش ها آشنا می شویم:

ساعت زنگ دار را فراموش نکنید

شاید ساده ترین کاری که برای زمانبندی به ذهن هر کسی می رسد، استفاده از ساعت زنگ دار است که زمان پایان کار را به ما یادآوری کند. بهتر است از این هشدارهای سنتی استفاده کرده و البته به آنها پایبند باشید. می توان برای وظایف و پروژه های مختلف روزانه نیز هشدارهای مختلف تعیین کرد. مثلا یک زنگ هشدار دو ساعته برای یک وظیفه یا پروژه ی خاص اختصاص دهید و پس از آن زمان دیگر روی آن طرح کار نکنید.

زمان مشخصی برای چک کردن ایمیل ها اختصاص دهید

یمیل ها برای راحت تر شدن مکاتبات بین افراد استفاده می شوند. اما همین تکنولوژی محبوب در بسیاری از اوقات تمرکز افراد را از کارهایشان پرت می کند و موجب می شود که افراد نتوانند در زمان مشخص کارهای خود را به اتمام برسانند. در اولین اقدام بهتر است عادت چک کردن ایمیل ها در اولین ساعات کاری را ترک کنید. این کار در ابتدای روز زمان زیادی از شما می گیرد و تمرکز شما را نیز در همان ابتدای روز از بین می برد.

برنامه ریزی سه روزه داشته باشید

بهتر است در ساعات پایانی روز، یک برنامه ی کلی برای روز بعد در نظر بگیرید و حتی این برنامه ریزی را برای دو روز بعد از آن نیز یادداشت کنید. وقتی چنین برنامه ی منظمی برای روزهای پیش رو داشته باشید، می توانید هر وظیفه ی غیر مترقبه ای را نیز در زمان های خالی آن جای دهید. فراموش نکنید که در این برنامه حتما باید ساعتی را برای پایان کار در نظر بگیرید. در غیر این صورت همیشه کاری برای انجام دادن خواهید داشت و حتی ممکن است ساعت های زیادی بعد از زمات کاری، مجبور به انجام کارها و وظایف جدید باشید.

برای کارها و ظایف غیر مترقبه آماده باشید

در بسیاری از اوقات، کارهایی غیر مترقبه به برنامه ی شما اضافه می شود. گاهی اوقات ممکن است این کارها در ساعات پایانی روز به شما محول شوند. اگر این وظایف جدید اولویت بالایی ندارند، می توانید با قدرت تمام در ساعات پایانی به آنها بپردازید اما حتما زمانی برای پایان کار مد نظر داشته باشید و بقیه ی کار را به روز بعد موکول کنید. برای خود یک سناریوی تخیلی تصور کنید که بعد از یک ساعت مشخص، هیچ کاری را نمی توان در محیط کار انجام داد. بدین ترتیب مجبور خواهید شد با بیشترین قدرت و سرعت آن وظایف غیر مترقبه را انجام دهید.

زمان استراحت و تفریح را فراموش نکنید

فراموش نکنید که هدف کار کردن شما، رسیدن به زمانی برای تفریح و لذت بردن است. تلاش کنید تا در زمان هایی که مشغول کار نیستید، بیشترین لذت را از زمان خود ببرید. تفریح و استراحت، خلاقیت شما را افزایش می دهند و از خسته شدن ذهن شما در برابر کارها جلوگیری می کنند. شما با تفریح و لذت بردن از زمان خود در بیرون از محیط کاری، انرژی لازم را برای روز بعد و کارهای آینده جذب می کنید.

نکاتی که در این مطلب اشاره شد، اکثرا مربوط به رفتارهای شخصی کارمندان و افرادی که به مشاغل آزاد مشغول هستند، بود. کارآفرینان و صاحبان کسب و کار نیز باید قوانین مشخصی برای خود و سازمان تحت فرمانشان مشخص کنند. یک کارآفرین نباید از اضافه کاری های زیاد کارمندانش بیش از حد خوشحال شود. بلکه باید زمان کاری و پروژه ها و ظایف هر شخص را به نحوی تعیین کند که فرد مورد نظر بتواند با انرژی کافی به کار ادامه دهد. یکی از مواردی که بهتر است در قوانین سازمانی مورد تجدید نظر قرار گیرد، پاداش هایی است که برای اضافه کاری در نظر گرفته می شود، بهتر است این پاداش ها به جای تعلق گرفتن به افرادی که زمان بیشتری را در محل کار سپری می کنند، به افرادی اهدا شود که بهره وری بیشتری دارند و وظایف خود را در مدت مشخص انجام می دهند.