چگونه وجود کاغذ در شرکت و سازمان، آن کسب و کار را به نابودی می کشاند؟

برای اینکه بخواهیم زمان دقیق ورود کاغذ به شرکت ها را بررسی کنیم باید به زمانی بر گردیم که کسب و کارها در حال رشد بودند و افراد مختلفی رو به مجموعه خود اضافه می کردند.

معمولا وقتی کار بصورت تک نفره است زیاد از کاغذ استفاده نمی شود و اگر هم استفاده شود برای نوشتن ایده ها و یا برنامه ریزی ها استفاده می شود و زیاد مشکل خاصی بوجود نمی آید. هر چند این مدل دیگر منسوخ شده مثلا شما نمی توانید همیشه کوله باری از کاغذ ها رو دنبال خودتان به هر طرف ببرید و تا ایده ای به ذهن تان رسید سریع توی یک برگه یادداشت کنید. امروزه ابزارهای بهتری دم دست ماست که سریع تر و راحت تر می توانیم نکات و ایده های خود را یادداشت کنیم.
ولی وقتی تعداد افراد حاضر در کار زیاد می شود بنا به شغل و حرفه ای که در آن هستیم روزانه و ماهانه کاغذهای زیادی تولید می شود که شاید همه آن ها قابلیت بایگانی و نگهداری نداشته باشند و اصلا کار به صرفه ای نیست که آن ها را نگهداری کنیم.

وقتی شما سیستم و فضای بایگانی ندارید حتما برگه هایی گم و یا حتی به اشتباه پاره و به سطح آشغال می روند. خب حتما با این صحنه روبرو شده اید که شما یادداشت کاغذی برای همکارتان نوشته اید و خیلی مهم بوده ولی در بین انبوه کاغذها گم شده و آن کار انجام نشده است.
شاید بتوان با نصب یک تخته وایت برد، یا تخته اسکرام یا برگه های چسب دار این مشکل را حل نمود. معمولا هنگامی که وارد یک شرکت می شوید و کامپیوتر و میز یک کارمند را نگاه می کنید پر از تیکه برگه های چسبانده شده به میز و مانیتور و... و حتی ضربدرهایی که روی دست خود زده اند که این یک اتفاق ناخوشایند و غیر سیستمی است.

آیا شرکتی که یادداشت های مهم خود را بر روی کاغذ می نویسد و بین همدیگر به گردش در می آورند می توانند رشد داشته باشند.

انبوهی از کارها با اولویت های بالا در میان کاغذ ها گم می شود و در نهایت آن کار انجام نمی شود.

به نظر می رسد برای اینکه انرژی ما در محل کار صرف پیدا کردن کاغذها نشود و چالشی بین ما با بقیه همکاران پیش نیاد، باید ایده و راه حلی برای آن پیدا نماییم.
شاید بتوان مشخصا 3 نوع راه حل برای این مشکل ارائه داد.

1. استفاده از پیام رسان ها: اگر بتوانیم از اپلیکیشن های پیام رسان در شرکت خود استفاده کنیم می توانیم یادداشت های خود را از طریق آن برای یکدیگر ارسال کنیم. این اپلیکیشن ها باید نسخه های ویژه موبایل، ویندوز و تحت وب داشته باشند تا ما در هر جایی بتوانیم از آن استفاده کنیم. بطور مثال امروزه استفاده از تلگرام زیاد شده و برای این مشکل ما راه حل مناسبی است ولی ایراداتی از جمله فیلترینگ و غیر ایمین بودن آن مطرح است و شاید بتوان از واتس آپ و یا هر چیز دیگری استفاده نمود ولی آن ها نیز مشکلات دیگری دارند و نمی توان انواع فایل ها را ارسال نمود.
2. استفاده از نرم افزار چت درون شبکه: این نرم افزارها که به اصلاح Lan Messanger هستند، بر روی کامپیوتر شما نصب می شوند و هر کامپیوتری که درون شبکه شما باشد را به راحتی شناسایی می کند و شما می توانید به راحتی برای دیگر افراد یادداشت و فایل بفرستید. متاسفانه این نرم افزارها بصورت غیر رایگان ارائه می شوند و معمولا نسخه موبایل و تحت وب ندارند ولی برای ویندوز گزینه مناسبی هستند.
3. استفاده از نرم افزارهای نامه نگاری: شاید یکی از بهترین گزینه هایی که در حال حاضر بتوان نام برد نرم افزارهای آنلاین نامه نگاری هستند. شما توسط این نرم افزارها به راحتی می توانید یادداشت ها و فایل های خود را به شخص دیگری بفرستید و نگرانی از بابت حذف و امنیت ندارید و چون نرم افزارها بصورت آنلاین هستند از هر کجا و در هر زمان به راحتی می توانید از آن استفاده نمایید. اگر بتوانید وب سرویس نامه نگاری را پیدا کنید، خیلی عالی می شود. شما به راحتی می توانید از این وب سرویس درون سایت و یا نرم افزارهای دیگر خودتان استفاده کنید.

اگر در زمینه حذف کاغذ در شرکت و سازمان خود ایده و طرحی را اجرا نموده اید، با ما در میان بگذارید.